1.要易于溝(gou)通
問美國(guo)的一(yi)位項(xiang)目管理(li)專家-Dr.WilliamWells(曾任(ren)美(mei)國阿波羅登(deng)月計劃(hua)的計劃(hua)主持(chi)人)，一位(wei)項目(mu)經理最需要具備的功夫是什么(me)。那時他的回答是：一位(wei)項目(mu)管理最需具備的有三(san)(san)件事，第一是溝(gou)通，第二(er)是溝(gou)通，第三(san)(san)還是溝(gou)通。
請您回想(xiang)一(yi)下，在(zai)(zai)執行項目時，你花費最多時間(jian)在(zai)(zai)什么部份?跟(gen)(gen)領導報告工(gong)作(zuo)(zuo)進度、跟(gen)(gen)客戶(hu)介紹產品(pin)及說明工(gong)作(zuo)(zuo)成果、跟(gen)(gen)項目成員交待工(gong)作(zuo)(zuo)、跟(gen)(gen)單位內的其它(ta)人員爭取支(zhi)持、跟(gen)(gen)合作(zuo)(zuo)廠商協調配(pei)合事項.對項目經(jing)理(li)來說，一(yi)天內大部份的時間(jian)幾(ji)乎(hu)都(dou)是在(zai)(zai)跟(gen)(gen)人溝通(tong)。
溝通，可(ke)以很簡單(dan)，也可(ke)以很復雜。對(dui)于部份(fen)人來(lai)(lai)說，反正溝通就是把(ba)(ba)我的(de)(de)(de)意見表達(da)出來(lai)(lai)嗎，有(you)什么難的(de)(de)(de)。可(ke)是在項目過程中有(you)那(nei)幺多(duo)的(de)(de)(de)人與(yu)項目有(you)關，因此要考(kao)量的(de)(de)(de)，不僅是把(ba)(ba)意見表達(da)出來(lai)(lai)而(er)已，而(er)在于在什么樣的(de)(de)(de)時間，運用什么樣的(de)(de)(de)方式，將什么樣的(de)(de)(de)信息(xi)，傳(chuan)達(da)給(gei)什么樣的(de)(de)(de)人。
很(hen)多項目(mu)經理(li)都是屬(shu)于“被動式的(de)項目(mu)經理(li)”。就是你先說(shuo)你要什么項目(mu)信(xin)息，我(wo)想辦(ban)法(fa)去弄這些信(xin)息出來給你。因此，信(xin)息整理(li)的(de)工(gong)作(zuo)基本(ben)上是沒有(you)列入工(gong)作(zuo)管制的(de)，只能夠見招拆招，抱著應付的(de)心態來面對信(xin)息的(de)供應。
如果換(huan)個比較主動(dong)的(de)角度來看，項目(mu)經(jing)理(li)先(xian)了(le)解(jie)每個與項目(mu)有關的(de)人想要知道什么，這些信(xin)(xin)息(xi)(xi)一定有重復(fu)的(de)地(di)方，然后將這些信(xin)(xin)息(xi)(xi)做個整理(li)歸類，不(bu)等(deng)你(ni)開口要，我就(jiu)先(xian)提供給(gei)你(ni)，讓你(ni)對(dui)項目(mu)沒有疑惑，化被動(dong)為(wei)主動(dong)。這些信(xin)(xin)息(xi)(xi)整理(li)歸類的(de)動(dong)作，直接(jie)就(jiu)納入在(zai)項目(mu)經(jing)理(li)的(de)工作管制(zhi)之(zhi)中(zhong)，這樣對(dui)項目(mu)經(jing)理(li)而言，也(ye)沒有任何的(de)「意(yi)外」。
講起來(lai)簡單，做起來(lai)其實(shi)也不難，二(er)個(ge)小時就可(ke)以做好溝(gou)通(tong)計劃，幾(ji)個(ge)步驟(zou)掌握住就好：
(1)認識項目干系人
(2)分析項(xiang)目干系人的信息需(xu)求
(3)依照信息需求找(zhao)出信息種類
(4)將信息(xi)種類歸類
(5)決(jue)定信(xin)息傳遞的周期
(6)決定信息(xi)傳遞方式(shi)
(7)搜集信息
(8)傳遞信(xin)息
(9)檢(jian)討信息傳遞成效
2.要想的周全
項目經理有點像(xiang)魔術(shu)師。事前(qian)先考慮要表(biao)(biao)演(yan)那些魔術(shu)，然后將道具準(zhun)備好(hao)，跟助手、燈(deng)光(guang)及舞臺配合，先仿真演(yan)練(lian)幾遍，指示每(mei)個人互動(dong)方法(fa)，并且事先想到如(ru)(ru)果(guo)發生問題(ti)時如(ru)(ru)何處置，確(que)認(ren)都沒有問題(ti)后，開始表(biao)(biao)演(yan);表(biao)(biao)演(yan)時要掌(zhang)控會場氣氛，使整(zheng)個場子有高(gao)潮迭起的(de)感覺。如(ru)(ru)果(guo)環(huan)節(jie)出了問題(ti)，要馬上能夠(gou)應(ying)變，使節(jie)目能夠(gou)繼續下去，而不是就(jiu)此停頓。節(jie)目結(jie)束后，感謝每(mei)個人的(de)合作，同時檢討整(zheng)個表(biao)(biao)演(yan)的(de)過程需要改進(jin)的(de)地方，如(ru)(ru)此一段表(biao)(biao)演(yan)才算正(zheng)式收(shou)尾。
項(xiang)目經理的(de)責任就是掌控全場，把這(zhe)段表演完美無缺的(de)呈現出來(lai)。不過太(tai)難了(le)，執行(xing)過的(de)項(xiang)目的(de)人都知道，首先(xian)客戶的(de)需求不容易了(le)解，其次計(ji)劃時(shi)間不夠，再來(lai)執行(xing)時(shi)問題重重，等到收尾時(shi)只(zhi)能草草了(le)事。
表演魔術可(ke)(ke)以(yi)事先(xian)演練，找(zhao)出問題先(xian)解決，執行(xing)項(xiang)目可(ke)(ke)沒辦(ban)法先(xian)來一遍。因此項(xiang)目經理(li)能不能夠將未來半年(nian)、一年(nian)或二年(nian)如何(he)執行(xing)及(ji)因應先(xian)“演”過一遍，就對項(xiang)目的(de)(de)成(cheng)功有(you)很大(da)影響了。而這(zhe)就靠(kao)項(xiang)目經理(li)做計劃(hua)的(de)(de)功夫。做計劃(hua)其實是(shi)(shi)很煩(fan)人的(de)(de)事，相信每個人都有(you)經驗。必須考量有(you)多少(shao)時(shi)間、要怎幺做、有(you)誰可(ke)(ke)以(yi)做、技(ji)術上是(shi)(shi)否可(ke)(ke)以(yi)支持、關鍵技(ji)術是(shi)(shi)否可(ke)(ke)以(yi)掌握等，做到這(zhe)個地步，恐怕早(zao)已是(shi)(shi)滿(man)身大(da)汗。
做(zuo)個(ge)小練習：取一張白紙，在紙的上緣首(shou)先將要(yao)交給客戶的產(chan)(chan)品(pin)以(yi)樹狀方式畫出來(lai)。然后在紙的中間，將如何做(zuo)出這項產(chan)(chan)品(pin)的主要(yao)工作步(bu)驟(5-6個(ge)即可)，以(yi)流程圖的方式由左至右(you)用(yong)箭頭連(lian)起來(lai);需(xu)要(yao)供(gong)貨商供(gong)貨或其它單位配合的部份，以(yi)分支的方式指向(xiang)各主要(yao)步(bu)驟。
上述步(bu)驟，就是(shi)整個計劃(hua)的(de)(de)基礎了。由(you)上圖，可以發(fa)展出細(xi)部的(de)(de)工作步(bu)驟及(ji)時間、所需的(de)(de)人(ren)力資源及(ji)預(yu)算(suan)需求、采購品項(xiang)及(ji)合同(tong)商要求等。如何(he)發(fa)展出這些細(xi)節，限于篇幅，然后再論。
這樣還不(bu)夠的。再取(qu)一(yi)張白紙，將執行(xing)這些工(gong)作步(bu)驟所可(ke)能(neng)產生的問(wen)題(ti)列出來。這個(ge)是(shi)很關鍵(jian)的步(bu)驟，列的愈多，將來臨機處(chu)理的狀(zhuang)況愈少(shao)(試想(xiang)如果(guo)項目執行(xing)過程(cheng)中(zhong)可(ke)能(neng)發生100個(ge)問(wen)題(ti)，你能(neng)事先考(kao)量(liang)到(dao)99個(ge)，你只要(yao)去擔心那(nei)突然出現的1個(ge);但如果(guo)你只事先考(kao)量(liang)到(dao)1個(ge)，那(nei)結果(guo)可(ke)就(jiu)不(bu)得了(le)了(le))。這些問(wen)題(ti)，就(jiu)是(shi)你要(yao)先期處(chu)理，以減少(shao)處(chu)理意外狀(zhuang)況的時間(jian)。
二(er)張紙，一個計(ji)(ji)劃的框架(jia)就(jiu)成形了(le)。這樣(yang)其(qi)實還不足(zu)以執(zhi)行項(xiang)(xiang)目(mu)(mu)，但是最(zui)起碼項(xiang)(xiang)目(mu)(mu)經理先(xian)將整個項(xiang)(xiang)目(mu)(mu)執(zhi)行過程大概(gai)想了(le)一遍(就(jiu)有如魔術(shu)師先(xian)行彩排一樣(yang))，同時也建立一個以后細(xi)部計(ji)(ji)劃的基(ji)礎。由以上的練習(xi)來看，做計(ji)(ji)劃并不難，重點在于去不去想，去不去做。
3.要(yao)能(neng)夠預測結果
日(ri)前一(yi)個朋友赴美，飛機誤(wu)點，航空公司沒有(you)(you)宣布(bu)會擔(dan)誤(wu)多(duo)久時間(jian)(jian)，因(yin)此(ci)在(zai)機場(chang)枯(ku)坐了(le)三個鐘頭。搭(da)乘(cheng)那班班機的(de)乘(cheng)客(ke)，有(you)(you)的(de)人(ren)(ren)需要轉機，有(you)(you)的(de)人(ren)(ren)有(you)(you)親友在(zai)目的(de)地(di)機場(chang)接(jie)機，有(you)(you)的(de)人(ren)(ren)初(chu)次訪(fang)美。此(ci)時在(zai)機場(chang)看到每(mei)個人(ren)(ren)都是焦慮(lv)的(de)眼神，焦慮(lv)的(de)原因(yin)在(zai)于他們無(wu)法知道(dao)誤(wu)點多(duo)少時間(jian)(jian)，所以沒有(you)(you)辦法控制之后的(de)行(xing)程(cheng)。你的(de)項目是不是也是如(ru)此(ci)?
計劃是“想(xiang)”，執(zhi)行(xing)是“做”。真的(de)去(qu)做的(de)時候，碰到(dao)需(xu)求、能力(li)、技術、管理、人力(li)等問題，都(dou)會(hui)影響(xiang)到(dao)執(zhi)行(xing)效果(guo)(guo)。雖然最后都(dou)可以完(wan)成，但(dan)是如果(guo)(guo)無(wu)法(fa)推測完(wan)成的(de)時間、成本及產出(chu)，項目(mu)(mu)經理就像(xiang)是那些旅客一樣彷徨(huang)無(wu)助。所以項目(mu)(mu)經理除了要會(hui)做計劃之外，還要能綜合研判情勢，預測項目(mu)(mu)時間、成本及產出(chu)的(de)結(jie)果(guo)(guo)。
以一(yi)個(ge)一(yi)年的(de)(de)項(xiang)目(mu)來說，開始之后，項(xiang)目(mu)經(jing)理就負(fu)了(le)成(cheng)敗責任，所有的(de)(de)壓力都落在項(xiang)目(mu)經(jing)理肩(jian)上。每天(tian)(tian)(tian)項(xiang)目(mu)經(jing)理要(yao)(yao)想(xiang)的(de)(de)，不應該(gai)只是(shi)誰的(de)(de)問(wen)題要(yao)(yao)怎(zen)幺解決，今(jin)天(tian)(tian)(tian)的(de)(de)日子(zi)要(yao)(yao)怎(zen)么過(guo)，而是(shi)一(yi)年后的(de)(de)今(jin)天(tian)(tian)(tian)，我(wo)是(shi)否可以將客戶(hu)要(yao)(yao)的(de)(de)東(dong)西按時交付、公司的(de)(de)項(xiang)目(mu)盈余(yu)目(mu)標(biao)可以達成(cheng)、今(jin)天(tian)(tian)(tian)無法達成(cheng)的(de)(de)，剩(sheng)下(xia)的(de)(de)時間(jian)里我(wo)應該(gai)怎(zen)么處理才能達成(cheng)。
所(suo)以(yi)總的(de)來看(kan)，項目經理不僅要做MicroManagement(細(xi)節管理)，同時(shi)還要(yao)做到MacroManagement(總(zong)體管(guan)理(li))。而要做到MacroManagement最基本的作法(fa)就(jiu)是(shi)從全面(mian)預測項目結(jie)果，并且采(cai)取各種(zhong)因(yin)應作法(fa)。
要(yao)如何(he)預測結(jie)果?今天(tian)(tian)(tian)工作延誤(wu)，明天(tian)(tian)(tian)也(ye)會(hui)延誤(wu)，后天(tian)(tian)(tian)也(ye)照樣會(hui)延誤(wu)，以后到(dao)底要(yao)如何(he)補回來(lai)呢?傳統的(de)(de)項目(mu)經理在(zai)現在(zai)這個時點(dian)是(shi)沒有(you)概念的(de)(de)，結(jie)果是(shi)到(dao)項目(mu)要(yao)結(jie)束前才在(zai)趕工，到(dao)那時候(hou)才發現所要(yao)花的(de)(de)錢早就把(ba)利潤吃光了。
比較好的(de)(de)(de)(de)作(zuo)法是今天(tian)發生問題了，找出原因，評(ping)估(gu)這(zhe)(zhe)個問題如(ru)何(he)解決。如(ru)果一定(ding)得增加時(shi)間(jian)(jian)及人(ren)力，那幺假設(she)今天(tian)這(zhe)(zhe)個工(gong)作(zuo)得延長二周，照(zhao)著(zhu)時(shi)程(cheng)表推(tui)下去(qu)，所有相關工(gong)作(zuo)，包含對人(ren)力資(zi)源、合同商(shang)、成本(ben)的(de)(de)(de)(de)影(ying)響(xiang)(xiang)(xiang)為何(he)都(dou)要(yao)找出來;再往(wang)下看，推(tui)到(dao)項目(mu)(mu)完成期限，是否會延誤(wu)(不(bu)是所有工(gong)作(zuo)的(de)(de)(de)(de)延誤(wu)都(dou)對項目(mu)(mu)完成時(shi)間(jian)(jian)有影(ying)響(xiang)(xiang)(xiang)的(de)(de)(de)(de)!)。如(ru)果有影(ying)響(xiang)(xiang)(xiang)，就(jiu)要(yao)思考后續的(de)(de)(de)(de)工(gong)作(zuo)要(yao)如(ru)何(he)先期調(diao)整，以適度(du)的(de)(de)(de)(de)調(diao)配(pei)資(zi)源。要(yao)做這(zhe)(zhe)些評(ping)估(gu)，較簡單(dan)的(de)(de)(de)(de)方(fang)式，可能(neng)(neng)(neng)仍得借(jie)助項目(mu)(mu)管(guan)理軟(ruan)件。目(mu)(mu)前項目(mu)(mu)管(guan)理軟(ruan)件，不(bu)論是國內(nei)或國外的(de)(de)(de)(de)，都(dou)能(neng)(neng)(neng)做到(dao)計(ji)(ji)劃(hua)功能(neng)(neng)(neng)，也能(neng)(neng)(neng)夠(gou)經由(you)計(ji)(ji)劃(hua)的(de)(de)(de)(de)調(diao)整，去(qu)分析對整體的(de)(de)(de)(de)影(ying)響(xiang)(xiang)(xiang)。
項(xiang)目(mu)(mu)經理的工作其實是(shi)(shi)很復(fu)雜。對(dui)于(yu)一個不(bu)愿意看全局的項(xiang)目(mu)(mu)經理，這些步驟全部在(zai)不(bu)知不(bu)覺中被省去(qu)。但(dan)是(shi)(shi)對(dui)于(yu)一個企業來(lai)說，由一位沒有看家本(ben)領的項(xiang)目(mu)(mu)經理來(lai)執(zhi)行重要的項(xiang)目(mu)(mu)，公司的時(shi)間、名譽、獲利及(ji)質(zhi)量保(bao)證，不(bu)僅僅是(shi)(shi)兒戲。
您的項目經(jing)理有沒有這(zhe)些看家本領呢?
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