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文秘工作訓練課程

一、課程對象：
總(zong)經理(li)助理(li)、行政人員(yuan)、文秘人員(yuan)、后(hou)勤及其各個部門的辦公(gong)室人員(yuan)。

二、課程背景：
在現代企業中，文秘工作已經不在是以往的收收發發，跑跑腿的工作性質。現代企業更是需要能夠適應現在企業管理的精英文秘。文秘工作是一個企業的紐帶和橋梁，連接著各個部門，使企業能夠順利運轉。現代文秘工作是一個極其復雜而又相當專業細致的工作，要求文秘人員具有極高的素質和水平。
培訓內容圍繞：介紹文秘實務工作的具體內容；講解文秘實務工作的基本要求和基本規范；介紹文秘工作的基本實施程序和注意技巧；培養現代文秘具備的素質和能力。
在(zai)培(pei)訓中,我們主要是以實戰為主，通過模擬工作(zuo)中的(de)(de)情形，分角(jiao)色進(jin)行實際的(de)(de)演練(lian)，在(zai)演練(lian)中發(fa)現問(wen)題(ti)(ti)、解(jie)決(jue)(jue)問(wen)題(ti)(ti)。通過講解(jie)規(gui)范的(de)(de)操作(zuo)流程，使學員(yuan)掌握規(gui)范的(de)(de)辦公(gong)流程。在(zai)具(ju)體的(de)(de)工作(zuo)內容中，教(jiao)會(hui)學員(yuan)分析問(wen)題(ti)(ti)、解(jie)決(jue)(jue)問(wen)題(ti)(ti)的(de)(de)能力，教(jiao)會(hui)學員(yuan)作(zuo)為文秘應該具(ju)備的(de)(de)素質(zhi)和禮儀，提(ti)高文秘人(ren)員(yuan)的(de)(de)綜合素質(zhi)。

三、課程特點：
先進的實踐教學，從實際出發，以學員的工作實踐為出發點。
結合企業的實際工作，具有更強的針對性。
在培訓中，加入學員的討論，讓學員能夠學會自己分析問題。
以情景模擬為主，再現工作場景，體會工作中出現的問題。
講(jiang)課沉(chen)穩、風趣生動、以實用為主，同時插入(ru)經(jing)典示范案例講(jiang)解，不失幽默。

四、學員收益：
本項目通過兩天的培訓，使學員能夠盡快掌握企事業單位及公司內辦公流程，制訂各項規章制度并按制定的規章制度嚴格執行，配合各級領導做好本職工作并積極協調和溝通各部門之間的關系，增進工作效率，適應企業單位的崗位需求，并獲得一下經驗及其收獲
1.了解各部門辦公室相關辦事流程及各種規章制度，并有針對的修改不健全的規章制度
2.通過培訓，使學員掌握作為一個合格的文秘應該具備的素質。
3.通過培訓，加強學員提高對文秘工作的重要性的認識。
4.通過培訓，使學員提高溝通協調能力。
5.提高文秘人員的寫作水平。
6.加強文秘人員的會議管理能力。
7.通過分析案例，使學員在培訓中有親身的感受。
8.模擬工作情形，再現工作場面，加強學員的感悟能力。
9.教學中現(xian)場(chang)互動(dong)，及(ji)時(shi)(shi)發現(xian)及(ji)時(shi)(shi)處理在工作中出現(xian)的(de)各種疑難(nan)問題。

五、培訓目標：
★  培養文秘人員的專業知識，提高文秘人員的綜合素質。
★  提高企業工作效率，提高企業管理水平。
★  提升企業形象，弘揚企業文化。
★  讓學員獲得非常寶貴的實戰經驗。
★  學會化解矛盾沖突的方法。
★  具有較強的溝通能力。
★  學會分析問題、解決問題的方法。
★  提高自己的思維能力。
★  通過分析(xi)案例(li)，學會分析(xi)工作中出現的具體問題。

六、課程大綱：
第一部分  辦公室工作人員應該具備的綜合素質
第一章  禮儀規范
一、著裝的原則和規范。
二、男士的著裝禮儀。
三、女士的著裝禮儀。
第二章文秘的舉止行為規范
一、姿態的規范
二、手勢的運用
三、表情語
第三章 文秘的語言溝通能力
一、語言談吐的藝術
二、溝通的注意事項
1溝通的原則
2溝通的技巧
  傾聽
  微笑
  眼神的交流
  抓住對方說話的重點
  正確的表達自己的意思
3控制情緒
  正確的通過情緒表達意思
  控制(zhi)情緒的重要意(yi)義(yi)

第二部分 辦公室事務管理工作
第一章 辦公環境的維護和管理
一、辦公室環境的構成
二、辦公環境的維護和管理
三、辦公環境的基本要求和安全檢查
第二章 辦公室電話工作
一、樹立良好的電話形象
二、常用的電話禮儀
三、接打電話工作過程描述
第三章 接待工作
一、接待工作原則
二、接待工作過程描述
第四章 辦公程序管理與時間管理
一、辦公程序管理
二、時間管理
第五章 辦公用品的管理
一、常用辦公用品
二、辦公用品的訂購
三、辦公用品的存儲管理
四、辦公用品的發放
五、辦公資源的調配
六、辦公用品節約使用的措施
第六章 值班工作
一、值班工作的主要內容
二、值班工作的要求
三、值班工作的過程描述
第七章 印信管理
一、印章的管理
二、介紹信的管理
第八章 郵件信函的處理
一、郵件的簽收
二、郵件的分送傳閱
三、郵件的寄發
第九章 處理突發事件
一、突發事件的種類
二、突發事件的處理原則
三、突發事件的預防措施
四、突發事件的應對措施
五、突(tu)發事件處理(li)的工作(zuo)流程

第三部分 會議管理
第一章 會議工作概述
一、會議的內涵
二、會議的原則
三、會議的類型
第二章  會議準備工作
一、會議策劃方案
二、會議籌備方案
三、會議時間的安排
四、會議地點的確定
五、會議文件資料的準備
六、會場的布置
七、會議所需物品與設備的準備
八、會議食宿與交通娛樂的安排
九、會議經費的預算
十、會議突發事件的處理
十一、遠程視頻會議的組織
第三章 會中管理工作
一、會前檢查
二、組織簽到和登記
三、會議記錄工作
四、會議期間的食宿、車輛、娛樂、照相等工作
五、會議信息與通訊工作
六、會議協調配合工作
第四章 會后組織與服務
一、會議返程工作
二、會議經費收款與結算
三、會議材料的整理
四、會議工作的總結
五、會議效果的評估工作
六、會議決議的催辦和(he)反饋

第四部分  公文寫作
一、通知的寫作
1.通知適用的范圍和具體的要求
2.通知的具體類型。
3.通知的行文方向。
4.通知每一種類型的寫作要求
5.在通知寫作中要注意的地方。
6.在工作中出現的問題進行分析。
二、報告的寫作
1.注意報告的行文方向。
2.在報告中要注意寫作的語氣。
3.在報告的具體內容中要注意敘述的主要內容。
4.在報告中注意一定要有自己的主要觀點。
5.學會分析報告中出現的問題。
三、請示的寫作
1、請示應用的范圍。
2、請示和報告的區別。
3、請示的行文方向。
4、請示的正文中注意的要素。
5、注意請示時的語氣。
6、注意請示中語言的要求。
7、實際操作：比較請示和報告的區別。
四、會議紀要的寫作
1、會議紀要在什么情況下使用。
2、會議紀要以什么為基礎？
3、會議紀要的使用要求？
4、會議紀要的獨特格式。
5、會議紀要的寫作要求。
6、會議紀要不能加蓋機關印章。
7、具體案例分析，總結經驗。
五、計劃的寫作
1、理解計劃的作用。
2、計劃的類型，不同的類型適合的時間。
3、計劃之前要學會正確分析實際情況。
4、正確確定工作的目標。
5、制定的措施步驟要切實可行。
6、計劃綱要要分項分點進行，把形勢、目標、任務、對象、重點、對策、措施、實施步驟、執行要求說的清楚。
7、案例分析。
六、總結的寫作要求
1、總結和計劃是相對的。
2、總結的特點和作用。
3、在總結之前，回顧情況要實事求是。
4、總結經驗教訓要著眼于未來。要把重點放在對未來工作有指導或者借鑒意義的那些方面。
5、寫總結的方法。
6、案例分析。
七、講話稿的寫作
1、確定講話稿的適用的場合。
2、理解講話稿的特點。
3、講話稿的寫作技巧。
4、如何防止講話稿空洞無物。
5、如何防止講話稿跑題。
6、案例分析。

第五部分  檔案管理
第一章   平時收文管理
1.平時文件收集整理的范圍及其原則。
2.平時文件收集整理的具體流程。
第二章    整理歸檔
1.整理歸檔的原則、要求、重要性。
2.歸檔文件的整理單位---件，如何判斷一件文件。
3.裝訂文件的要求：順序、折疊方式、方向、質量要求。
4.分類的方法：年度分類法、保管期限分類法、機構問題分類法。
5排列的原則：從最小的項目排列，按照時間+事件的順序。
6.編號的要求及其填寫方式。
7.編目的格式要求。
8.裝盒的原則和要求。
 第三章 檔案的保管
1.檔案管理工作的內容、任務與要求。
2  檔案管理制度的建立
3  檔案查閱借閱的要求以及履行的相關手續。
4.檔案的保密制度

文秘工作訓練課程