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行政工作統籌管理公開課

【課程背景】：
行政管理是企業的中樞神經系統。
行政管理的廣度，涉及到一個企業運作的全部過程；行政工作的深度，又關乎到企業各個板塊的管理效率，還有許多局外人難以想象的細枝末節。企業的行政管理如此重要，卻很少人能以統籌的思維來開展工作，或者是有想法，沒辦法。
面對大量繁瑣的事務(wu)性(xing)工(gong)作(zuo)，如(ru)何擺脫被動局面，主動掌握工(gong)作(zuo)節奏，從容應(ying)對突發問(wen)題，有效協調各方資(zi)源(yuan)，使行(xing)政(zheng)(zheng)工(gong)作(zuo)真(zhen)正成(cheng)為經(jing)營管理(li)的好幫手。本課程(cheng)將幫助行(xing)政(zheng)(zheng)管理(li)者排除上述困惑，提(ti)升行(xing)政(zheng)(zheng)工(gong)作(zuo)的統籌管理(li)能力，*地應(ying)對突發問(wen)題。

【課程收益】：
1、學習行政統籌的基本認知；
2、了解行政統籌的內涵和范圍；
3、掌握大型會議管理流程；
4、掌(zhang)握(wo)企業溝通渠道建(jian)立(li)的方法(fa)。

【課程對象】：
辦公(gong)室(shi)主任/行政(zheng)后(hou)勤管(guan)理者/行政(zheng)文秘/助理

【課程大綱】
一、關于行政統籌的基本認知
1、當前環境下行政管理的轉型
（1）從管家型到樞紐型
（2）從經驗管理到科學管理
（3）從被動執行到主動推進
2、行政統籌的績效價值
（1）協調的功能
（2）優化的功能
（3）執行的功能
（4）服務的功能
3、行政管理工作的困擾及其應對
（1）工作內容和效果的無形性
（2）任務的被動性和突發性
（3）外界對其管理效果評價的主觀性
（4）管理特征的政策性和協調性
4、行政統籌管理的領域
（1）?硬件—辦公環境、辦公設施、后勤資源
（2）軟件—管理效率、工作流程、預見性管理
（3）人員—工作心態、服務意識、習慣、個性
5、審視行政部門存在的價值
（1）努力發現業務部門的需求-?避免被邊緣化
（2）努力滿足企業運作的核心需求－被高層所依賴
（3）努力創(chuang)造企業(ye)和業(ye)務部門的需求－凸(tu)顯自(zi)身價值(zhi)

二、企業運營的統籌管理
1、事務性工作的統籌管理體系
（1）建立管理法規
（2）量化管理標準
（3）制作點檢工具
（4）完善抽查記錄
2、辦公環境的統籌管理
（1）辦公環境管理的特點和難點
①繁雜、瑣碎
②突發性、被動型
（2）如何保證管理的有效性
①使任務可視化－除去感覺和經驗導致的盲區
②制作管理工具－降低檢查和監督的成本
③建立工作標準－保證執行過程的可操行性
（3）有效管理標準的特征
①可衡量－能夠量化到點
②可檢驗－不能產生爭議
③可追溯－便于檢查監督
（4）管理效果的檢驗
①復雜的事情簡單化
②簡單的工作流程化
③讓經驗可以復制
④降低對人的依賴
演練：行政事務管理工具的演示及制作
案例：洗手間管理文化
3、其他行政事務的管理規范
（1）飯堂管理規范（作業、衛生、安全、采購）
（2）保安管理規范（培訓、安全、工作標準）
（3）公務車管理規范（司機培訓、考核）
（4）前臺管理規范（禮儀、標準化）?
4、會議籌劃與管理
（1）會議的行政籌劃與準備
①企業會議類型
②各類會議的籌劃要點
③會議席位的禮賓次序
④為效果服務的幾種會場模式
（2）行政例會效果的管理與控制
①摩氏會議效果評鑒法
②科學的會議紀要模板
③會議決議的(de)跟(gen)進和督辦

三、跨部門工作任務的統籌管理
1、行政溝通協調的困擾和難點
（1）垂直指揮系統的作用有限，缺乏強制力
（2）職能分工不合理，導致部門利益沖突
（3）職權劃分不清晰,有責任盲點或空白區
（4）組織資源稀缺，導致無序競爭和掠奪
（5）人性的弱點---盡可能把責任推給他人
2、科學管理的思路與方法
（1）科學代替經驗，用清晰的工作流程避免責任的盲區
（2）理性代替感性，用清晰的任務劃分避免部門間推諉
（3）?高效率代替隨意性，用重組和優化手段避免工期延誤
3、情景演練：企業年會統籌策劃案、科學的會議統籌流程
（1）分解任務－使大型任務變成每一項清晰具體的活動
（2）制作工作包－明確各協作部門的管理責任和資源配置
（3）制作管理網絡圖－各項任務的完成時限和相互制約的關系清晰化
（4）關鍵任務管理—保(bao)證(zheng)監督(du)檢查(cha)和特(te)殊問題(ti)統籌到(dao)位(wei)

四、有效的行政溝通與協調
1、構建企業的溝通網絡—提升部門管理威信
（1）建立清晰的管理系統－明確企業的匯報關系
（2）健全正式溝通路線－保證信息的權威性和嚴肅性
（3）建立正向的溝通渠道－傳遞公司的文化和管理主張
2、有效的對上溝通－獲得領導信任
（1）學會聽懂上級說話，不要想當然
（2）問好問題，了解領導的真正需求
（3）有效表達，提高建議的采信率
（4）積極互動，引導上級的正確思路
（5）主動補臺，適應不同上級的行為風格
（6）嚴格職場操守，不參與辦公室政治
（7）承接任務三步驟
（8）工作匯報四原則
（9）接受指令五步法
3、有效的橫向溝通－獲得他人支持
（1）用好非職務權力，增強個人影響力
（2）分析對方的利益，啟動對方需求
（3）踩住對方的動力點，銷售你的主張
（4）了解并消除對方顧慮，促使對方參與
（5）衡量雙方優先級，找(zhao)到*公約數

【講師介紹】
金迎老師
職業素養訓練導師
國家高級禮儀培訓師
TTT國際職業培訓師認證講師
國家二級心理咨詢師 
企業行政管理培訓專家
西安交通大學EMBA班客座導師 
曾任：
泰康人壽保險 培訓經理
長虹集團辦公室主任
長安銀行 禮儀顧問
多年致(zhi)力于行政(zheng)管(guan)理(li)(li)、員(yuan)工(gong)(gong)職(zhi)業素養提升和禮儀(yi)培(pei)(pei)訓(xun)，編(bian)導(dao)過(guo)多部服務行為規范(fan)及(ji)(ji)禮儀(yi)教學(xue)(xue)片，至(zhi)今已(yi)培(pei)(pei)800多場次。8年以上(shang)心(xin)理(li)(li)援助(zhu)輔導(dao)及(ji)(ji)咨詢(xun)經驗。擁有(you)扎(zha)實(shi)的(de)專業理(li)(li)論基(ji)礎(chu)和豐厚的(de)實(shi)戰經驗。年均授(shou)課量在(zai)130天以上(shang)，課程能快速深入學(xue)(xue)員(yuan)內(nei)心(xin)，課程秉承“實(shi)際(ji)、實(shi)用、實(shi)效”的(de)培(pei)(pei)訓(xun)理(li)(li)念(nian)。課程和訓(xun)練緊密結合企業實(shi)際(ji)需求及(ji)(ji)學(xue)(xue)員(yuan)實(shi)際(ji)工(gong)(gong)作(zuo)案例(li)，累(lei)計(ji)培(pei)(pei)訓(xun)過(guo)1萬(wan)余名企業員(yuan)工(gong)(gong)，課程滿(man)意度高達90%以上(shang)，深受(shou)學(xue)(xue)員(yuan)和合作(zuo)方好評。

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