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高效會議管理 培訓課

課程大綱
一、會議管理基礎
會議的六大功能
--信息發布與搜集、解決問題、開發創意、激勵士氣、監督工作進展、協調矛盾。
會議的種類
--例會、專題會議、全體會議。
會議成本的計算
--會議時間成本計算、會議直接成本計算、會議間接成本計算會議的頻率安排
--例會(hui)頻率(lv)、專題會(hui)議頻率(lv)、全體(ti)會(hui)議頻率(lv)

二、低效會議面面觀
會議前
--欠缺目標、目標不明確、欠缺議程、與會人選不當(與會者太多或與會者太少)、會議時間不當、會通知時間不當(太早通知開會或太晚通知開會)、開會通知內容欠周詳、會議地點不當、會議場地設備欠佳、與會者無準備而來、未訂明會議終止時間或每一議案時間分配不當、會議不能準時開始、會議太多，致使與會者一聽說要開會，無不感覺厭煩、向來很少開會，致使每次會議議案堆積過多。
會議中
--從事交誼活動、外界干擾、與會者發言離題、讓沒有必要留在會場的人員留在會場、猶豫不決、資料不充足，卻貿然決策、少數人壟斷會議、與會者不表明真正感受或意見、與會者之間爭論、與會者與主持人爭論、視聽器材發生故障、會議超出預定時間、主持人未能總結會議成果。
會議后
--欠缺會議記錄、不能對決議事項進行追蹤、不能對會議成敗得失進行檢討、未及時解散已實現任務的臨時性委員會或工作小組、與會者對會議感到不滿。
實案分(fen)析：《我(wo)參加過(guo)的"低效會議(yi)"》

三、高效會議的八大特征
只有在必要時才召集
--嘗試取消或減少不必要的會議
好好籌劃過
--清晰的目標、明確的議題、合適的參與者、得力的主持人（主持人）
擬定和分發了議程表
--使與會者事先得到通知并有備而來
遵守時間
--會議的提前通知期、會議的起止時間控制。
一切按部就班
--按事先的議程控制會議的進程，避免臨時性議題成為主角
讓有經驗和才能的人出席
--確保參與者能夠深入地交流信息和針對性地解決問題
進行點評和總結
--點評闡明"提倡什么和反對什么"的立場，總結提煉有價值的觀點和結論記錄所有決定、建議和負責人
--會(hui)議的溝通(tong)和決(jue)策職(zhi)能需(xu)要正式(shi)的會(hui)議紀(ji)要發揮"法律"效力。

四、會議主持技巧
慎說
--不唱獨角戲、以與會者接受的方式引導會議進程。
傾聽
--眼到、心到、腦到。
巧答
--選擇性回答、**其他參與者回答、清晰地正面作答。
善勢
--主流原則、目(mu)標原則、親(qin)和原則、凝聚原則。

五、會議中的典型問題及其應對
與會者發難的原因、預防及補救
與會者分心的原因、預防及補救
與會者爭議的原因、預防及補救
與會者拒絕參與的原因、預防及補救
與會者情緒變化與的原因、預防及補救
少數人壟斷會議的原因、預防及補救
主(zhu)持人自己離(li)題的原因、預防(fang)及補救

六、討論式會議技巧（現場決絕問題技巧）
頭腦風暴法
五個為什么
因果圖法
W5H法
*法
達飛法
腦圖法

高效會議管理 培訓課