項(xiang)目經理如何(he)管(guan)理好自己的時間
項(xiang)(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)(mu)經(jing)理(li)(li)(li)要(yao)帶領項(xiang)(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)(mu)團(tuan)隊建設(she)好(hao)(hao)一個項(xiang)(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)(mu)，所需(xu)要(yao)關注(zhu)和落實(shi)的(de)(de)(de)(de)事(shi)情(qing)很(hen)多，如果(guo)從時(shi)間(jian)(jian)管理(li)(li)(li)方面(mian)來(lai)說，項(xiang)(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)(mu)經(jing)理(li)(li)(li)既需(xu)要(yao)管理(li)(li)(li)好(hao)(hao)項(xiang)(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)(mu)團(tuan)隊成(cheng)員的(de)(de)(de)(de)時(shi)間(jian)(jian)，同時(shi)也(ye)需(xu)要(yao)管理(li)(li)(li)好(hao)(hao)項(xiang)(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)(mu)經(jing)理(li)(li)(li)自己的(de)(de)(de)(de)時(shi)間(jian)(jian)，兩方面(mian)缺(que)一不可。由于項(xiang)(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)(mu)團(tuan)隊成(cheng)員的(de)(de)(de)(de)項(xiang)(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)(mu)管理(li)(li)(li)講師工作(zuo)比較(jiao)單一，因此(ci)管理(li)(li)(li)好(hao)(hao)項(xiang)(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)(mu)團(tuan)隊成(cheng)員的(de)(de)(de)(de)時(shi)間(jian)(jian)相對來(lai)說比較(jiao)容(rong)易，可以通過(guo)詳盡的(de)(de)(de)(de)WBS?分解、合(he)理(li)(li)(li)的(de)(de)(de)(de)項(xiang)(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)(mu)計劃和及時(shi)的(de)(de)(de)(de)項(xiang)(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)(mu)監控來(lai)實(shi)現(xian)；但項(xiang)(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)(mu)經(jing)理(li)(li)(li)特別是大(da)型(xing)項(xiang)(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)(mu)的(de)(de)(de)(de)項(xiang)(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)(mu)經(jing)理(li)(li)(li)往往瑣(suo)事(shi)纏身(shen)(shen)，好(hao)(hao)象每(mei)件事(shi)情(qing)都很(hen)重要(yao)都需(xu)要(yao)處理(li)(li)(li)，如何在“百事(shi)纏身(shen)(shen)”的(de)(de)(de)(de)環境下，管理(li)(li)(li)和充(chong)分利用好(hao)(hao)自己的(de)(de)(de)(de)時(shi)間(jian)(jian)，是困擾項(xiang)(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)(mu)經(jing)理(li)(li)(li)的(de)(de)(de)(de)一個大(da)問(wen)題。
本人總結了這些年從事項(xiang)目管理的(de)一些經驗，擬從以下五(wu)個方面試圖給出該問題的(de)解決方案。
（一）給(gei)自己規劃好工作(zuo)
項目經(jing)理比較擅長規(gui)(gui)劃(hua)項目團隊(dui)成(cheng)員的工作，但(dan)往(wang)往(wang)會(hui)忽視(shi)規(gui)(gui)劃(hua)自(zi)己(ji)的工作，這種(zhong)(zhong)做法是很(hen)危險的；有的項目經(jing)理甚至認(ren)為(wei)自(zi)己(ji)的時間自(zi)己(ji)控(kong)制和把握就(jiu)行(xing)了，根(gen)本(ben)就(jiu)不需要規(gui)(gui)劃(hua)，這種(zhong)(zhong)觀點(dian)更是極(ji)其錯誤的。
項(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)(mu)經(jing)理自身(shen)的時(shi)間(jian)是相當寶貴的，如果規(gui)劃和(he)利用(yong)不好，則(ze)會給項(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)(mu)績效帶來很大的影響(xiang)，有(you)時(shi)甚至是“致命”的。項(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)(mu)經(jing)理特別是大型項(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)(mu)的項(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)(mu)經(jing)理每天都有(you)項(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)(mu)會議、工作協調、思(si)想交流(liu)等(deng)瑣事纏身(shen)，如果不善于規(gui)劃好自己的時(shi)間(jian)，則(ze)每天都會忙得(de)不可(ke)開交，但(dan)各(ge)種各(ge)樣的事務仍然是“剪不斷，理還亂”。
作(zuo)(zuo)者認(ren)為*的(de)(de)(de)(de)帕累(lei)托作(zuo)(zuo)時間(jian)能產生明顯(xian)輕(qing)重(zhong)之分的(de)(de)(de)(de)。作(zuo)(zuo)者經過多(duo)年的(de)(de)(de)(de)項(xiang)目實踐，認(ren)為這樣一條處事(shi)規則比較有(you)指導意義：“項(xiang)目經理有(you)效利(li)用時間(jian)并盡(jin)量使工作(zuo)(zuo)價值*化的(de)(de)(de)(de)有(you)效方法是(shi)：每天工作(zuo)(zuo)之前確定當天最(zui)(zui)重(zhong)要(yao)最(zui)(zui)緊急的(de)(de)(de)(de)六件事(shi)情，并按輕(qing)重(zhong)緩急完(wan)成”。這里強調“六”件事(shi)的(de)(de)(de)(de)理由是(shi)：如果規劃(hua)的(de)(de)(de)(de)事(shi)情太少(shao)，則很(hen)難(nan)完(wan)成較重(zhong)要(yao)的(de)(de)(de)(de)工作(zuo)(zuo)；如果規劃(hua)的(de)(de)(de)(de)事(shi)情太多(duo)，則工作(zuo)(zuo)很(hen)可能失去重(zhong)點。
當然，以(yi)上規則也不是“金科玉(yu)律”，項目經理可以(yi)根據實際(ji)情況規劃自己當天(tian)所需要(yao)(yao)完(wan)成(cheng)的(de)事情（如五件事情或七件事情等），但一(yi)定(ding)(ding)要(yao)(yao)確保“該完(wan)成(cheng)的(de)重點工作一(yi)定(ding)(ding)完(wan)成(cheng)了(le)”，同時也要(yao)(yao)避免“撿(jian)了(le)芝麻丟了(le)西瓜”的(de)現象(xiang)出(chu)現。
筆者曾做過一個調查，發現大部分優秀(xiu)的(de)項(xiang)目經理，都有采用小(xiao)卡片每天規(gui)劃自己重點工作的(de)習慣。
（二）懂得放棄
“沒(mei)有用(yong)不完(wan)(wan)的時(shi)間，只有做(zuo)不完(wan)(wan)的事”。
我(wo)身邊有(you)一些項(xiang)目(mu)經理(li)，他們認為只有(you)將所有(you)的事情做(zuo)(zuo)完(wan)做(zuo)(zuo)好才能放心，實際情況往往是事情做(zuo)(zuo)不完(wan)，有(you)時甚至(zhi)是一些最(zui)重要的事情都沒有(you)做(zuo)(zuo)完(wan)，結果延誤(wu)了項(xiang)目(mu)的工(gong)作，給項(xiang)目(mu)帶來了較大的影響。
項目(mu)經(jing)理一(yi)(yi)定要(yao)學(xue)會(hui)具(ju)有敏(min)銳的(de)(de)(de)(de)事(shi)物(wu)分(fen)析能(neng)力。項目(mu)經(jing)理要(yao)能(neng)明(ming)確(que)地判斷出什么事(shi)情是(shi)重要(yao)的(de)(de)(de)(de)，什么事(shi)情是(shi)不重要(yao)的(de)(de)(de)(de)；什么事(shi)情是(shi)值得花時(shi)(shi)間做的(de)(de)(de)(de)，什么事(shi)情是(shi)不值得花時(shi)(shi)間做的(de)(de)(de)(de)。從前面談到的(de)(de)(de)(de)“至可以(yi)(yi)大膽地放(fang)棄(qi)一(yi)(yi)部分(fen)。如果我們(men)真正能(neng)把影響項目(mu)績(ji)效的(de)(de)(de)(de)最重要(yao)的(de)(de)(de)(de)“六”件事(shi)情（即大約總事(shi)情的(de)(de)(de)(de)根據輕重緩(huan)急做一(yi)(yi)部分(fen)，沒時(shi)(shi)間就(jiu)可以(yi)(yi)干脆放(fang)棄(qi)。
項(xiang)目經(jing)理學會(hui)(hui)懂(dong)得放棄(qi)，是一項(xiang)難能可貴(gui)的本領。我們一定不要將(jiang)大部分精力(li)花在對項(xiang)目影響很小甚至幾乎(hu)沒有影響的事情上(shang)，這樣不但(dan)會(hui)(hui)因(yin)為為瑣事“疲于奔命”而(er)“荒于要務”，而(er)且會(hui)(hui)因(yin)為“無(wu)的放矢”而(er)最終“勞(lao)而(er)無(wu)功(gong)”。
（三(san)）善于授(shou)權
有些(xie)項目經(jing)理真可謂(wei)兢(jing)兢(jing)業業，什么(me)事情一(yi)定(ding)要“親歷親為”才放心。實(shi)際(ji)上(shang)，這種做法是(shi)不(bu)可取的。
項目(mu)經理需要(yao)成(cheng)為項目(mu)團隊成(cheng)員的榜樣和表率，但并不意味(wei)著項目(mu)經理就需要(yao)將“所有問題都自己扛(kang)”。
項目經(jing)(jing)理(li)(li)切忌患(huan)得(de)患(huan)失、事(shi)無(wu)巨(ju)細(xi)，如果這樣，則勢必輕重不分(fen)，其結果只能是“枉(wang)費心機白費力氣卻于(yu)事(shi)無(wu)益”。一(yi)個(ge)人(ren)的精力是有限的，項目經(jing)(jing)理(li)(li)要善于(yu)授權，項目經(jing)(jing)理(li)(li)完(wan)全可以把“六件”之外的事(shi)情委托(tuo)給項目團隊的其他成員(yuan)完(wan)成，這樣項目經(jing)(jing)理(li)(li)才能集中精力處(chu)(chu)理(li)(li)好自己該處(chu)(chu)理(li)(li)的事(shi)情。
需要(yao)指出的(de)(de)(de)是：項(xiang)目(mu)(mu)經理(li)(li)需要(yao)授(shou)權，但(dan)不要(yao)把(ba)只有(you)(you)項(xiang)目(mu)(mu)經理(li)(li)自己能做的(de)(de)(de)事情也交(jiao)給別人去做，項(xiang)目(mu)(mu)經理(li)(li)只能是將一些可(ke)以由別人替(ti)代(dai)完成的(de)(de)(de)工(gong)作授(shou)權出去。項(xiang)目(mu)(mu)經理(li)(li)切忌將別人無法替(ti)代(dai)的(de)(de)(de)工(gong)作也授(shou)權出去，這樣不會有(you)(you)好結果。
另(ling)外(wai)，項(xiang)(xiang)目(mu)經理(li)還需(xu)要注意(yi)，授(shou)權(quan)(quan)不(bu)等于授(shou)責(ze)，項(xiang)(xiang)目(mu)經理(li)不(bu)要錯誤(wu)的以為工(gong)(gong)作授(shou)權(quan)(quan)出去(qu)了就可(ke)以萬(wan)事大吉(ji)，項(xiang)(xiang)目(mu)經理(li)需(xu)要及時跟進被授(shou)權(quan)(quan)的工(gong)(gong)作，如(ru)果真(zhen)出了問題(ti)，項(xiang)(xiang)目(mu)經理(li)需(xu)要主動承擔責(ze)任(ren)。
（四）集中精力辦“大”事
對(dui)于重要的(de)工(gong)作(zuo)，幾個(ge)小時(shi)全神貫注產生的(de)效(xiao)力，遠大(da)于每(mei)天(tian)為重要的(de)工(gong)作(zuo)留出“整塊”不受干擾的(de)時(shi)間，這是*對(dui)知識(shi)工(gong)作(zuo)者(zhe)時(shi)間管理的(de)重要建議。
作(zuo)為(wei)(wei)項目經(jing)理(li)，千萬不要(yao)因為(wei)(wei)一些瑣事而(er)(er)使一些重要(yao)的工作(zuo)被延誤(wu)而(er)(er)一拖(tuo)再(zai)拖(tuo)。項目經(jing)理(li)要(yao)“懂(dong)得放(fang)棄”，下(xia)決(jue)定抽出時間，集(ji)中精力辦??“大”事。
筆者就曾在(zai)該問題上犯過錯誤，以(yi)為每天(tian)做(zuo)事(shi)情的(de)一部分，不但可以(yi)充分利用(yong)好(hao)“零碎”的(de)時(shi)間，而(er)且結(jie)果(guo)也(ye)(ye)不會受(shou)到影響。事(shi)實(shi)證明恰恰其反(fan)，不但浪(lang)費了自己大量的(de)時(shi)間，而(er)且最終的(de)結(jie)果(guo)也(ye)(ye)不盡人意。
（五）用心更要用腦
讀書的(de)時候，老師經常教導我們要(yao)“用心讀書”；參加(jia)工(gong)作(zuo)后，上司也經常教導我們要(yao)“用心工(gong)作(zuo)”。乍一看(kan)，這種(zhong)觀(guan)點確實(shi)沒錯。
實際(ji)上，由于項(xiang)目(mu)(mu)各種不定因素的存在，因此我認為作(zuo)為項(xiang)目(mu)(mu)經理光(guang)??“用(yong)(yong)心(xin)工(gong)作(zuo)”是遠遠不夠的。“用(yong)(yong)心(xin)工(gong)作(zuo)”只能(neng)表明項(xiang)目(mu)(mu)經理工(gong)作(zuo)態度很(hen)好(hao)、很(hen)敬業，工(gong)作(zuo)的最好(hao)結果也只能(neng)是?“將已做的事情做好(hao)了”。因此，有時侯我們看到有些(xie)項(xiang)目(mu)(mu)經理雖然成天忙得焦頭(tou)爛額，但(dan)績(ji)效甚微(wei)也就不足(zu)為怪了。
項目(mu)經理在(zai)“用(yong)心工(gong)(gong)作”的(de)同樣，一(yi)定要“用(yong)腦(nao)工(gong)(gong)作”。“用(yong)腦(nao)工(gong)(gong)作”是指(zhi)多思考多想辦(ban)法(fa)，“用(yong)腦(nao)工(gong)(gong)作”不但能使(shi)(shi)該做(zuo)的(de)事情采用(yong)最好(hao)的(de)辦(ban)法(fa)做(zuo)好(hao)了(le)(le)，而且(qie)能讓寶貴的(de)時間花在(zai)“刀刃”上，其結果無疑是抓住了(le)(le)問(wen)題的(de)要害而使(shi)(shi)工(gong)(gong)作事半功(gong)倍項目(mu)管(guan)理培訓師。
項目經(jing)(jing)理(li)在“用心工作”的同時并“用腦工作”，這樣的項目經(jing)(jing)理(li)才稱(cheng)得上是優秀(xiu)的項目經(jing)(jing)理(li)，也才能獲(huo)得真正意義上的成功。
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