引文－－由于市場競爭日(ri)益激烈導致大量產品從賣方市場向(xiang)買方市場轉變、市場上的(de)產品質量差異巨大、多種(zhong)不同(tong)性質的(de)經濟體(ti)并(bing)存以及社(she)會誠(cheng)信(xin)體(ti)制的(de)不健(jian)全等等原因，導致企業采(cai)購-付款(kuan)業務(wu)變成了舞弊風險的(de)高發區。筆(bi)者將分(fen)上下兩期介紹采(cai)購-付款(kuan)業務(wu)中(zhong)的(de)企業實踐中(zhong)常用的(de)預防舞弊風險的(de)方法。
由于市(shi)場(chang)激烈競(jing)爭導致(zhi)賣方市(shi)場(chang)向買方市(shi)場(chang)轉(zhuan)變使得采(cai)購-付款環節(jie)成為(wei)舞弊風(feng)險的(de)高發(fa)區。作為(wei)企業(ye)(ye)運營管(guan)理(li)中的(de)一項重要業(ye)(ye)務(wu)循(xun)環，采(cai)購-付款中各個環節(jie)都存在(zai)著潛在(zai)的(de)舞弊風(feng)險。其(qi)中，商業(ye)(ye)賄賂尤(you)為(wei)嚴重。作為(wei)企業(ye)(ye)管(guan)理(li)者對此應當有充分的(de)認識。
由于采(cai)(cai)(cai)購(gou)項(xiang)(xiang)(xiang)目范圍廣(guang)闊，不(bu)同的采(cai)(cai)(cai)購(gou)項(xiang)(xiang)(xiang)目和(he)不(bu)同的采(cai)(cai)(cai)購(gou)環節就要(yao)(yao)采(cai)(cai)(cai)取不(bu)同的預(yu)防措施。同時，這些預(yu)防措施需要(yao)(yao)配合(he)使(shi)用方(fang)能生效。企業采(cai)(cai)(cai)購(gou)事項(xiang)(xiang)(xiang)主要(yao)(yao)包括(kuo)：生產原材料采(cai)(cai)(cai)購(gou)、外協加工產品采(cai)(cai)(cai)購(gou)、設備采(cai)(cai)(cai)購(gou)、備品備件采(cai)(cai)(cai)購(gou)、工程材料采(cai)(cai)(cai)購(gou)、各種(zhong)服務如保險(xian)、水電氣、軟件、甚(shen)至外包項(xiang)(xiang)(xiang)目等。
企業(ye)采(cai)購(gou)與付款(kuan)循環(huan)(huan)從實踐的(de)角度(du)看，主(zhu)要可以分成六個環(huan)(huan)節(jie)，分別(bie)是：供應商(shang)開發、簽訂采(cai)購(gou)合(he)同、下(xia)達采(cai)購(gou)訂單(dan)、驗(yan)收貨(huo)物、確定(ding)應付賬款(kuan)、支付貨(huo)款(kuan)。這(zhe)(zhe)六個環(huan)(huan)節(jie)中每(mei)個都有(you)(you)其關鍵控(kong)制點。其實在這(zhe)(zhe)六個業(ye)務環(huan)(huan)節(jie)外，還有(you)(you)一個非常重要的(de)貫穿業(ye)務全(quan)部的(de)業(ye)務就(jiu)是內(nei)部計算機網絡系統。筆者將(jiang)結合(he)各個業(ye)務環(huan)(huan)節(jie)中存在的(de)舞(wu)弊(bi)風險談一談預防的(de)措施和方法。
1、組(zu)織牽制法
預防舞(wu)弊風(feng)險的一個重要(yao)措施就是建立組(zu)織牽制。這在財務會計(ji)領(ling)域中已經普遍得到采(cai)用。在采(cai)購(gou)領(ling)域中，同樣需要(yao)采(cai)用組(zu)織牽制法(fa)。組(zu)織牽制應當(dang)包含(han)在全部以(yi)上六個采(cai)購(gou)環節中。
例如，在(zai)供(gong)(gong)(gong)應(ying)(ying)商開(kai)發(fa)環節，為了預防傳統的(de)(de)(de)(de)(de)供(gong)(gong)(gong)應(ying)(ying)商開(kai)發(fa)中(zhong)的(de)(de)(de)(de)(de)舞(wu)弊行為，目(mu)(mu)前企(qi)(qi)業普遍(bian)采(cai)用(yong)供(gong)(gong)(gong)應(ying)(ying)鏈管理(li)模式。建立(li)合格供(gong)(gong)(gong)應(ying)(ying)商目(mu)(mu)錄(lu)清(qing)單并且(qie)規(gui)定從(cong)目(mu)(mu)錄(lu)中(zhong)選擇供(gong)(gong)(gong)應(ying)(ying)商。在(zai)開(kai)發(fa)供(gong)(gong)(gong)應(ying)(ying)商過程(cheng)中(zhong)，采(cai)購部(bu)門(men)的(de)(de)(de)(de)(de)職責受到(dao)嚴格限制。決定采(cai)購那(nei)家企(qi)(qi)業的(de)(de)(de)(de)(de)產品，主要取決于負(fu)責供(gong)(gong)(gong)應(ying)(ying)鏈開(kai)發(fa)的(de)(de)(de)(de)(de)質(zhi)量(liang)工(gong)程(cheng)師。根(gen)據(ju)企(qi)(qi)業的(de)(de)(de)(de)(de)質(zhi)量(liang)管理(li)規(gui)定，負(fu)責供(gong)(gong)(gong)應(ying)(ying)鏈開(kai)發(fa)的(de)(de)(de)(de)(de)質(zhi)量(liang)工(gong)程(cheng)師將(jiang)負(fu)責對擬進(jin)入企(qi)(qi)業供(gong)(gong)(gong)應(ying)(ying)商目(mu)(mu)錄(lu)的(de)(de)(de)(de)(de)商家或(huo)廠家進(jin)行全面的(de)(de)(de)(de)(de)質(zhi)量(liang)評審。類似通用(yong)福特一類的(de)(de)(de)(de)(de)大公司，其(qi)質(zhi)量(liang)工(gong)程(cheng)師具有否決不合格廠家進(jin)入供(gong)(gong)(gong)應(ying)(ying)商目(mu)(mu)錄(lu)的(de)(de)(de)(de)(de)權利(li)。這樣做的(de)(de)(de)(de)(de)目(mu)(mu)的(de)(de)(de)(de)(de)就是通過引進(jin)質(zhi)量(liang)部(bu)門(men)，將(jiang)采(cai)購過程(cheng)中(zhong)的(de)(de)(de)(de)(de)供(gong)(gong)(gong)應(ying)(ying)鏈開(kai)發(fa)的(de)(de)(de)(de)(de)部(bu)分(fen)職權分(fen)散到(dao)非采(cai)購部(bu)門(men)，從(cong)而達到(dao)內部(bu)牽制的(de)(de)(de)(de)(de)目(mu)(mu)的(de)(de)(de)(de)(de)。
同(tong)(tong)時，在(zai)(zai)決定(ding)供(gong)應商是否能進入企(qi)業的(de)(de)(de)(de)(de)供(gong)應商目錄過程(cheng)中，為了(le)預(yu)防(fang)質量(liang)工程(cheng)師的(de)(de)(de)(de)(de)舞弊，由(you)(you)(you)企(qi)業成(cheng)立(li)的(de)(de)(de)(de)(de)由(you)(you)(you)多個(ge)部(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)門(men)(men)(men)組成(cheng)的(de)(de)(de)(de)(de)采(cai)購管理(li)委員(yuan)會將最后(hou)共同(tong)(tong)做出決定(ding)。目前許多大型企(qi)業會根據實際情況成(cheng)立(li)一個(ge)跨部(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)門(men)(men)(men)的(de)(de)(de)(de)(de)采(cai)購管理(li)委員(yuan)會。該(gai)委員(yuan)會通常由(you)(you)(you)采(cai)購部(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)、財(cai)(cai)務(wu)部(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)、質量(liang)部(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)以及物(wu)(wu)流(liu)(liu)部(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)等有關部(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)門(men)(men)(men)及公司(si)高層主管人員(yuan)組成(cheng)，采(cai)取合議方式決定(ding)企(qi)業的(de)(de)(de)(de)(de)重大采(cai)購業務(wu)，主要(yao)包括(kuo)：確(que)認合格供(gong)應商、批準重大采(cai)購合同(tong)(tong)、討(tao)論付(fu)款(kuan)計(ji)劃等。再比如(ru)，在(zai)(zai)下達采(cai)購訂單環(huan)節(jie)(jie)(jie)，許多企(qi)業將該(gai)權力劃歸(gui)到(dao)物(wu)(wu)流(liu)(liu)部(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)門(men)(men)(men)。采(cai)購部(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)完成(cheng)簽(qian)署采(cai)購合同(tong)(tong)后(hou)，具體(ti)下達訂貨(huo)數量(liang)的(de)(de)(de)(de)(de)職權就劃歸(gui)到(dao)五物(wu)(wu)流(liu)(liu)部(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)門(men)(men)(men)。在(zai)(zai)驗收貨(huo)物(wu)(wu)環(huan)節(jie)(jie)(jie)，則(ze)檢驗的(de)(de)(de)(de)(de)權利(li)又(you)轉(zhuan)到(dao)質檢部(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)門(men)(men)(men)和物(wu)(wu)流(liu)(liu)部(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)共同(tong)(tong)行(xing)使。在(zai)(zai)確(que)定(ding)應付(fu)賬(zhang)款(kuan)和支(zhi)付(fu)貨(huo)款(kuan)環(huan)節(jie)(jie)(jie)，確(que)認應付(fu)款(kuan)的(de)(de)(de)(de)(de)權利(li)由(you)(you)(you)生產部(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)門(men)(men)(men)（或物(wu)(wu)流(liu)(liu)部(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)門(men)(men)(men)）和財(cai)(cai)務(wu)部(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)門(men)(men)(men)共同(tong)(tong)行(xing)使；支(zhi)付(fu)貨(huo)款(kuan)則(ze)由(you)(you)(you)財(cai)(cai)務(wu)部(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)依據公司(si)財(cai)(cai)務(wu)政(zheng)策和采(cai)購委員(yuan)會確(que)定(ding)的(de)(de)(de)(de)(de)付(fu)款(kuan)計(ji)劃辦理(li)付(fu)款(kuan)。
因此說，組織牽制控制法(fa)貫穿(chuan)于整(zheng)個(ge)采購(gou)-付款(kuan)循環之(zhi)中(zhong)。主要(yao)是通(tong)過分散職權、部門(men)牽制和多重決策的辦法(fa)為舞弊的發生設置(zhi)重重障礙(ai)，這種看似繁瑣(suo)的方式會在實際運營(ying)中(zhong)提高(gao)著(zhu)整(zheng)個(ge)企業的運營(ying)效率并降(jiang)低(di)成(cheng)本。
2、多家詢價，集中(zhong)供應商
眾(zhong)所(suo)周(zhou)知，*采(cai)(cai)(cai)(cai)(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)除了容易導致供(gong)(gong)(gong)(gong)(gong)貨(huo)不穩(wen)定(ding)(ding)(ding)的(de)(de)風險(xian)外，還是(shi)導致采(cai)(cai)(cai)(cai)(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)舞(wu)弊(bi)的(de)(de)重(zhong)要原(yuan)因。為此，當(dang)前(qian)的(de)(de)一些跨(kua)國企業(ye)(ye)通常會在(zai)確定(ding)(ding)(ding)供(gong)(gong)(gong)(gong)(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)商前(qian)展開(kai)多家(jia)詢價的(de)(de)過(guo)程。通過(guo)對眾(zhong)多潛在(zai)供(gong)(gong)(gong)(gong)(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)商進(jin)行全(quan)面(mian)(mian)考(kao)察后，確定(ding)(ding)(ding)一到(dao)兩(liang)家(jia)供(gong)(gong)(gong)(gong)(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)商為企業(ye)(ye)供(gong)(gong)(gong)(gong)(gong)貨(huo)。這個政策本身就具有預(yu)防采(cai)(cai)(cai)(cai)(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)舞(wu)弊(bi)風險(xian)的(de)(de)作用。多家(jia)詢價，可以提高找到(dao)*供(gong)(gong)(gong)(gong)(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)商的(de)(de)機會；集中供(gong)(gong)(gong)(gong)(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)商，則可以擴大(da)采(cai)(cai)(cai)(cai)(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)數(shu)量達到(dao)降(jiang)低采(cai)(cai)(cai)(cai)(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)成(cheng)(cheng)本和簡化采(cai)(cai)(cai)(cai)(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)管理(li)的(de)(de)目(mu)的(de)(de)。過(guo)去那些采(cai)(cai)(cai)(cai)(cai)(cai)用太(tai)(tai)多供(gong)(gong)(gong)(gong)(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)商供(gong)(gong)(gong)(gong)(gong)貨(huo)的(de)(de)辦(ban)法(fa)，雖(sui)然表面(mian)(mian)看(kan)來(lai)可以提高供(gong)(gong)(gong)(gong)(gong)貨(huo)穩(wen)定(ding)(ding)(ding)性(xing)，增加供(gong)(gong)(gong)(gong)(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)商之(zhi)間(jian)的(de)(de)競爭(zheng)從(cong)而降(jiang)低采(cai)(cai)(cai)(cai)(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)成(cheng)(cheng)本。但從(cong)長遠(yuan)來(lai)看(kan)，并(bing)不利于企業(ye)(ye)。當(dang)供(gong)(gong)(gong)(gong)(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)商數(shu)量太(tai)(tai)多后，每家(jia)得到(dao)的(de)(de)配(pei)額都(dou)不多，其(qi)后果就是(shi)質量下降(jiang)并(bing)且演繹(yi)出劇情復雜(za)的(de)(de)舞(wu)弊(bi)大(da)戲(xi)。在(zai)保證(zheng)供(gong)(gong)(gong)(gong)(gong)貨(huo)穩(wen)定(ding)(ding)(ding)的(de)(de)前(qian)提下，集中供(gong)(gong)(gong)(gong)(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)商應(ying)(ying)(ying)(ying)當(dang)是(shi)預(yu)防采(cai)(cai)(cai)(cai)(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)舞(wu)弊(bi)風險(xian)的(de)(de)重(zhong)要手(shou)段。把握好*采(cai)(cai)(cai)(cai)(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)與集中采(cai)(cai)(cai)(cai)(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)的(de)(de)度，是(shi)企業(ye)(ye)制定(ding)(ding)(ding)采(cai)(cai)(cai)(cai)(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)政策要考(kao)慮的(de)(de)關鍵。
3、利益(yi)沖突回避
作為內(nei)(nei)部(bu)(bu)控制的(de)(de)(de)重要政(zheng)策和(he)措施，利(li)(li)益沖(chong)突(tu)回(hui)避(bi)也同(tong)樣適合(he)采購-付款(kuan)循環的(de)(de)(de)各個業(ye)(ye)務(wu)(wu)環節。企業(ye)(ye)內(nei)(nei)控部(bu)(bu)門(men)和(he)人(ren)(ren)事行(xing)(xing)(xing)政(zheng)管(guan)理部(bu)(bu)門(men)，應當定期對(dui)企業(ye)(ye)所(suo)有(you)敏(min)感崗位(wei)的(de)(de)(de)員(yuan)(yuan)工進(jin)行(xing)(xing)(xing)利(li)(li)益沖(chong)突(tu)調查。在(zai)采購-付款(kuan)循環中的(de)(de)(de)各個業(ye)(ye)務(wu)(wu)崗位(wei)的(de)(de)(de)員(yuan)(yuan)工當然也是(shi)被調查對(dui)象(xiang)。這(zhe)(zhe)(zhe)里的(de)(de)(de)人(ren)(ren)員(yuan)(yuan)包括：所(suo)有(you)采購部(bu)(bu)采購業(ye)(ye)務(wu)(wu)人(ren)(ren)員(yuan)(yuan)；設備管(guan)理部(bu)(bu)的(de)(de)(de)設備工程(cheng)師；質(zhi)量部(bu)(bu)參加供(gong)應商(shang)開(kai)發的(de)(de)(de)質(zhi)量工程(cheng)師、質(zhi)量檢(jian)驗(yan)人(ren)(ren)員(yuan)(yuan)、理化室分析化驗(yan)人(ren)(ren)員(yuan)(yuan)；物流(liu)部(bu)(bu)的(de)(de)(de)庫房(fang)管(guan)理員(yuan)(yuan)、過(guo)磅(bang)稱重人(ren)(ren)員(yuan)(yuan)；生產(chan)部(bu)(bu)領(ling)料人(ren)(ren)員(yuan)(yuan)（或者物流(liu)部(bu)(bu)生產(chan)現(xian)場領(ling)料人(ren)(ren)員(yuan)(yuan)）；財務(wu)(wu)部(bu)(bu)所(suo)有(you)會計人(ren)(ren)員(yuan)(yuan)包括ERP系(xi)統電(dian)腦錄入人(ren)(ren)員(yuan)(yuan)。在(zai)招聘上述崗位(wei)業(ye)(ye)務(wu)(wu)人(ren)(ren)員(yuan)(yuan)前，人(ren)(ren)力資源部(bu)(bu)業(ye)(ye)務(wu)(wu)人(ren)(ren)員(yuan)(yuan)應當對(dui)擬(ni)招聘人(ren)(ren)員(yuan)(yuan)進(jin)行(xing)(xing)(xing)利(li)(li)益沖(chong)突(tu)調查。當上述人(ren)(ren)員(yuan)(yuan)和(he)供(gong)應商(shang)以及公司內(nei)(nei)部(bu)(bu)的(de)(de)(de)上級主(zhu)管(guan)人(ren)(ren)員(yuan)(yuan)之(zhi)間存在(zai)潛(qian)在(zai)利(li)(li)益沖(chong)突(tu)關系(xi)時，公司就應當要求這(zhe)(zhe)(zhe)些業(ye)(ye)務(wu)(wu)人(ren)(ren)員(yuan)(yuan)回(hui)避(bi)。而這(zhe)(zhe)(zhe)些業(ye)(ye)務(wu)(wu)人(ren)(ren)員(yuan)(yuan)自己也應當主(zhu)動提(ti)出回(hui)避(bi)要求。關于《利(li)(li)益沖(chong)突(tu)調查》筆者曾經在(zai)以往的(de)(de)(de)內(nei)(nei)控交流(liu)文(wen)章中有(you)過(guo)介(jie)紹。這(zhe)(zhe)(zhe)里特別需要注意處理好這(zhe)(zhe)(zhe)種情況：當個別處于關鍵崗位(wei)、具有(you)特殊技(ji)能(neng)的(de)(de)(de)主(zhu)管(guan)或專家(jia)，如果和(he)供(gong)應商(shang)之(zhi)間存在(zai)潛(qian)在(zai)利(li)(li)益沖(chong)突(tu)關系(xi)時，通常(chang)的(de)(de)(de)做法是(shi)該業(ye)(ye)務(wu)(wu)人(ren)(ren)員(yuan)(yuan)的(de)(de)(de)意見僅(jin)作為參考(kao)，或者根據實際情況引入第三方進(jin)行(xing)(xing)(xing)判斷。
4、采(cai)購(gou)人(ren)員(yuan)(yuan)保證書(shu)和員(yuan)(yuan)工自律聲明
在預防采購舞弊(bi)風險(xian)中，職工的自律承(cheng)諾特別是采購業務人(ren)員(yuan)的事先保(bao)證是其中的一(yi)個(ge)重要措施(shi)。企業內控主管人(ren)員(yuan)應當根據各個(ge)業務環節，針對(dui)(dui)風險(xian)不同(tong)分別起草業務人(ren)員(yuan)保(bao)證書格式(shi)，然后對(dui)(dui)業務人(ren)員(yuan)進行培(pei)訓(xun)。最后由業務人(ren)員(yuan)簽署歸(gui)檔。
涉及(ji)到采(cai)購-付款循環的承(cheng)諾(nuo)(nuo)(nuo)主要(yao)有(you)采(cai)購人(ren)員(yuan)保證(zheng)書和員(yuan)工自律申(shen)明。在(zai)這(zhe)些保證(zheng)書和申(shen)明中，主要(yao)內(nei)容(rong)是針對行(xing)業(ye)和業(ye)務(wu)中存在(zai)的潛(qian)在(zai)舞(wu)弊(bi)風險和業(ye)務(wu)事項，事先(xian)對業(ye)務(wu)人(ren)員(yuan)的行(xing)為進行(xing)特別規(gui)范(fan)，這(zhe)和企業(ye)管理程序(xu)中的要(yao)求(qiu)有(you)一(yi)定不(bu)同，但構(gou)成管理程序(xu)的一(yi)部分。采(cai)購人(ren)員(yuan)保證(zheng)書主要(yao)針對采(cai)購人(ren)員(yuan)特別設計。內(nei)容(rong)主要(yao)包括：承(cheng)諾(nuo)(nuo)(nuo)遵(zun)守(shou)(shou)公司內(nei)控管理政(zheng)策，遵(zun)守(shou)(shou)和供應商(shang)、代理商(shang)的交往原(yuan)則、收(shou)禮政(zheng)策，遵(zun)守(shou)(shou)信息(xi)發布規(gui)矩等。特別要(yao)對自己違(wei)反申(shen)明承(cheng)諾(nuo)(nuo)(nuo)后的公司處(chu)罰事先(xian)做出(chu)接受承(cheng)諾(nuo)(nuo)(nuo)。保證(zheng)日(ri)后不(bu)出(chu)現(xian)處(chu)罰難(nan)以落實的情(qing)況。
企業可以(yi)根(gen)據(ju)本行業的采購環(huan)境、行業特(te)點以(yi)及過去經常(chang)發生的舞弊(bi)情況等(deng)具體設計(ji)。保證采購人員(yuan)(yuan)和相(xiang)關業務人員(yuan)(yuan)對(dui)內控(kong)政策事(shi)先有(you)充(chong)分的了解。對(dui)于高級管理(li)人員(yuan)(yuan)則通常(chang)需(xu)要填寫自(zi)律(lv)申(shen)(shen)明；對(dui)網(wang)絡管理(li)人員(yuan)(yuan)（企業內部(bu)網(wang)管人員(yuan)(yuan)）則要有(you)職業自(zi)律(lv)申(shen)(shen)明。采購人員(yuan)(yuan)保證書和員(yuan)(yuan)工自(zi)律(lv)申(shen)(shen)明以(yi)及網(wang)管人員(yuan)(yuan)職業自(zi)律(lv)申(shen)(shen)明對(dui)采購-付款(kuan)業務中的六個業務環(huan)節都具有(you)預(yu)防舞弊(bi)風險的作用。
5、員工(gong)行為守則
在(zai)跨國公(gong)司(si)中，企(qi)業(ye)通常會在(zai)內(nei)部(bu)制定(ding)一套員工(gong)行(xing)為(wei)守則。其中的一部(bu)分如收取禮品政(zheng)(zheng)策和公(gong)共關系(xi)處理規定(ding)中，都會明(ming)確規定(ding)禁止員工(gong)接受各種(zhong)形(xing)式的商業(ye)賄賂。員工(gong)行(xing)為(wei)守則對包括采購(gou)業(ye)務人員在(zai)內(nei)的全體員工(gong)均(jun)有(you)效(xiao)。該政(zheng)(zheng)策也對整個采購(gou)-付款環節有(you)效(xiao)。
6、舞弊案件舉報規(gui)定
為(wei)了預(yu)防各種舞(wu)弊(bi)(bi)行為(wei)產(chan)生，企(qi)業(ye)也會建立特別的舞(wu)弊(bi)(bi)案件舉(ju)(ju)報處理規(gui)定。企(qi)業(ye)的內部審(shen)計、內部控制、紀檢監察等有關部門會設(she)立了一個舞(wu)弊(bi)(bi)案件舉(ju)(ju)報中心，接受來(lai)(lai)自(zi)企(qi)業(ye)員工(gong)或外部相(xiang)關單位(wei)和(he)人員的舉(ju)(ju)報。這里包括來(lai)(lai)自(zi)供應商(shang)的舉(ju)(ju)報。
舉(ju)(ju)(ju)(ju)(ju)報(bao)(bao)(bao)中(zhong)心(xin)(xin)可以分為(wei)：企(qi)業(ye)(ye)內部(bu)(bu)(bu)舉(ju)(ju)(ju)(ju)(ju)報(bao)(bao)(bao)中(zhong)心(xin)(xin)和總(zong)(zong)部(bu)(bu)(bu)舉(ju)(ju)(ju)(ju)(ju)報(bao)(bao)(bao)中(zhong)心(xin)(xin)。總(zong)(zong)部(bu)(bu)(bu)舉(ju)(ju)(ju)(ju)(ju)報(bao)(bao)(bao)中(zhong)心(xin)(xin)通常可以由內控部(bu)(bu)(bu)、總(zong)(zong)部(bu)(bu)(bu)紀檢監察(cha)等(deng)(deng)有(you)關(guan)部(bu)(bu)(bu)門聯(lian)合組成。舉(ju)(ju)(ju)(ju)(ju)報(bao)(bao)(bao)中(zhong)心(xin)(xin)的(de)(de)有(you)關(guan)聯(lian)系(xi)方法應(ying)當(dang)在(zai)(zai)企(qi)業(ye)(ye)內部(bu)(bu)(bu)予以公布。也(ye)應(ying)該(gai)列入企(qi)業(ye)(ye)與供應(ying)商(shang)(shang)簽(qian)署的(de)(de)陽光協議中(zhong)。當(dang)供應(ying)商(shang)(shang)在(zai)(zai)和企(qi)業(ye)(ye)相(xiang)關(guan)業(ye)(ye)務(wu)人員處(chu)理(li)各個(ge)業(ye)(ye)務(wu)過(guo)程中(zhong)，如果發現企(qi)業(ye)(ye)員工利用職(zhi)權對供應(ying)商(shang)(shang)提出(chu)不合理(li)的(de)(de)利益(yi)要(yao)要(yao)求時，或者(zhe)在(zai)(zai)供應(ying)商(shang)(shang)在(zai)(zai)決絕了員工的(de)(de)非法要(yao)求后，受到該(gai)員工的(de)(de)無理(li)刁(diao)難(nan)等(deng)(deng)情況，則可根據刁(diao)難(nan)者(zhe)的(de)(de)級(ji)別(bie)情況分別(bie)向(xiang)不同的(de)(de)中(zhong)心(xin)(xin)提出(chu)舉(ju)(ju)(ju)(ju)(ju)報(bao)(bao)(bao)。對于涉及企(qi)業(ye)(ye)高層管理(li)者(zhe)或主管采購業(ye)(ye)務(wu)的(de)(de)管理(li)者(zhe)，供應(ying)商(shang)(shang)可以直(zhi)接向(xiang)集團(tuan)舉(ju)(ju)(ju)(ju)(ju)報(bao)(bao)(bao)中(zhong)心(xin)(xin)舉(ju)(ju)(ju)(ju)(ju)報(bao)(bao)(bao)。舞弊案件舉(ju)(ju)(ju)(ju)(ju)報(bao)(bao)(bao)規定(ding)同樣對全部(bu)(bu)(bu)采購-付款環節有(you)效。
7、訪問供應(ying)商制(zhi)度
作為控制和(he)預防采購(gou)舞(wu)弊風險的重要(yao)政策，企業應該制定(ding)(ding)內控和(he)內審(shen)人員(yuan)對(dui)供(gong)應商(shang)進(jin)行訪問(wen)的規定(ding)(ding)。企業除(chu)了高層(ceng)領導總(zong)經(jing)理、主管采購(gou)副總(zong)經(jing)理和(he)財務總(zong)監(jian)要(yao)定(ding)(ding)期(qi)或不定(ding)(ding)期(qi)訪問(wen)供(gong)應商(shang)外，內控人員(yuan)或者內部(bu)審(shen)計人員(yuan)也應當(dang)在檢(jian)查審(shen)計過程中，對(dui)被審(shen)計單位的供(gong)應商(shang)進(jin)行隨機抽(chou)查訪問(wen)。
內控(kong)人員訪問(wen)(wen)供(gong)(gong)應(ying)商(shang)(shang)可以(yi)直接了(le)解供(gong)(gong)應(ying)商(shang)(shang)對被(bei)審(shen)(shen)計企(qi)業(ye)(ye)相(xiang)關(guan)人員的看法。內控(kong)人員在訪問(wen)(wen)供(gong)(gong)應(ying)商(shang)(shang)時，將(jiang)告(gao)知供(gong)(gong)應(ying)商(shang)(shang)關(guan)于有關(guan)人員訪問(wen)(wen)的具體規定。如(ru)果供(gong)(gong)應(ying)商(shang)(shang)向內控(kong)人員舉報的情況經調查后確認屬實，被(bei)審(shen)(shen)計企(qi)業(ye)(ye)的相(xiang)關(guan)業(ye)(ye)務人員將(jiang)立即被(bei)調離工作(zuo)崗位(wei)并受到紀律處分。絕不能給企(qi)業(ye)(ye)員工留下日后報復(fu)供(gong)(gong)應(ying)商(shang)(shang)的機(ji)(ji)會。內控(kong)或內審(shen)(shen)人員直接訪問(wen)(wen)供(gong)(gong)應(ying)商(shang)(shang)，可以(yi)從特(te)殊渠(qu)道(dao)對本企(qi)業(ye)(ye)員工遵守企(qi)業(ye)(ye)規定起到監(jian)督和威懾作(zuo)用。內控(kong)人員訪問(wen)(wen)供(gong)(gong)應(ying)商(shang)(shang)機(ji)(ji)制(zhi)可以(yi)對采購-付款循環(huan)中的各(ge)個(ge)主要業(ye)(ye)務環(huan)節的舞弊風險產生預防作(zuo)用。
8、日常業務(wu)處理程序或政(zheng)策
在企(qi)業(ye)制定的(de)一系列預防舞弊風(feng)險的(de)政(zheng)策(ce)措施(shi)中(zhong)，其實(shi)最重要(yao)的(de)措施(shi)就是(shi)日常的(de)業(ye)務處理程序(xu)(xu)(xu)或(huo)政(zheng)策(ce)。有許多程序(xu)(xu)(xu)和(he)政(zheng)策(ce)一開始的(de)目標通常是(shi)為(wei)了解決(jue)成本、效率和(he)質量控制方面的(de)問(wen)題。但是(shi)，在實(shi)際(ji)運用(yong)(yong)這(zhe)些(xie)管理程序(xu)(xu)(xu)時，對(dui)這(zhe)些(xie)程序(xu)(xu)(xu)或(huo)政(zheng)策(ce)只(zhi)要(yao)稍(shao)加(jia)調整就可以起到預防潛(qian)在舞弊風(feng)險的(de)作用(yong)(yong)。
就(jiu)預防(fang)采(cai)購-付款(kuan)循(xun)環中的(de)舞弊風(feng)險來說，這些業務處理程序或(huo)政策就(jiu)有許多(duo)，包括：
（1）采購(gou)政(zheng)(zheng)策中的“貨比三家”原則。即對(dui)企業的重大(da)采購(gou)事(shi)項(xiang)，應(ying)當進行(xing)多(duo)家比價(jia)然后擇優(you)選(xuan)擇。該政(zheng)(zheng)策的初始目(mu)的是為了采購(gou)到質量與成本匹配(pei)最合(he)理的產品(pin)，從而在(zai)選(xuan)擇供應(ying)商時(shi)采取(qu)的一項(xiang)政(zheng)(zheng)策。但是后來發現(xian)，這樣做的好處還可以預防*采購(gou)所形成的舞(wu)弊(bi)風(feng)險。作為當前國際上采購(gou)中的主流政(zheng)(zheng)策規定(ding)，多(duo)家詢價(jia)已經被大(da)多(duo)數企業所采用。
（2）質量管(guan)理(li)中(zhong)的(de)(de)檔(dang)案(an)(an)管(guan)理(li)規定。為保持對購(gou)買產(chan)品的(de)(de)質量進行追(zhui)溯，企業要求采購(gou)部對所有購(gou)買的(de)(de)產(chan)品建立供(gong)應(ying)(ying)商檔(dang)案(an)(an)。這種供(gong)應(ying)(ying)商檔(dang)案(an)(an)的(de)(de)建立，可以避免采購(gou)業務人員(yuan)壟斷采購(gou)信息，從而預防采購(gou)人員(yuan)和供(gong)應(ying)(ying)商之間建立非正常(chang)的(de)(de)業務關(guan)系。
（3）各種質(zhi)(zhi)量標準(zhun)和檢(jian)驗(yan)程(cheng)序。建(jian)立(li)企(qi)業的(de)生產(chan)質(zhi)(zhi)量標準(zhun)，原來(lai)的(de)目的(de)是(shi)為了控制產(chan)品質(zhi)(zhi)量。但是(shi)，在(zai)驗(yan)收供應商(shang)的(de)產(chan)品質(zhi)(zhi)量時，這些質(zhi)(zhi)量標準(zhun)可以在(zai)一(yi)定程(cheng)度上預防(fang)供應商(shang)和檢(jian)驗(yan)人員形(xing)成特殊關系。
（4）5S管(guan)理(li)(li)(li)。所(suo)謂”5S”管(guan)理(li)(li)(li)是指生(sheng)(sheng)產(chan)過程(cheng)中(zhong)的一種(zhong)現場管(guan)理(li)(li)(li)辦法。5s來自日(ri)文seiri(整理(li)(li)(li))、seiton(整頓)、seiso(清掃)、eiketsu(清潔)、shitsuke(修養)發音(yin)的第(di)一個字母“s”，所(suo)以(yi)統稱為5s。5s活動不(bu)僅(jin)能夠改善(shan)生(sheng)(sheng)產(chan)環(huan)境，還能提高(gao)生(sheng)(sheng)產(chan)效率(lv)、產(chan)品品質、員工(gong)士氣(qi)，其實還有(you)預防包括(kuo)采購舞(wu)弊風(feng)險(xian)的作用(yong)。5S 通常會被使用(yong)在(zai)庫房管(guan)理(li)(li)(li)過程(cheng)中(zhong)。整潔良(liang)好的庫房環(huan)境，可(ke)以(yi)有(you)效預防貨物驗收(shou)環(huan)節的潛在(zai)舞(wu)弊風(feng)險(xian)。
（5）精益生(sheng)(sheng)產(chan)(chan)(chan)管理思想。所(suo)謂精益思想是“組織(zhi)和管理產(chan)(chan)(chan)品開發、作(zuo)業、供(gong)應商和客(ke)戶關系的(de)業務(wu)系統，與(yu)過去的(de)大量(liang)生(sheng)(sheng)產(chan)(chan)(chan)系統相比，精益生(sheng)(sheng)產(chan)(chan)(chan)以(yi)消耗較少(shao)的(de)人(ren)力、空間(jian)(jian)、資金和時間(jian)(jian)制造(zao)最少(shao)缺陷的(de)產(chan)(chan)(chan)品以(yi)準確的(de)滿足(zu)客(ke)戶的(de)需要” 。在具體實(shi)施精益生(sheng)(sheng)產(chan)(chan)(chan)過程(cheng)中(zhong)，減少(shao)存(cun)(cun)(cun)貨(huo)是其中(zhong)的(de)一(yi)個(ge)重要內容(rong)。為了達到降低存(cun)(cun)(cun)貨(huo)的(de)目(mu)的(de)，企業必須實(shi)行包括按(an)訂單生(sheng)(sheng)產(chan)(chan)(chan)方(fang)式購買原(yuan)材(cai)料(liao)，預防產(chan)(chan)(chan)生(sheng)(sheng)超額存(cun)(cun)(cun)貨(huo)。這里除了有降低存(cun)(cun)(cun)貨(huo)提(ti)高(gao)存(cun)(cun)(cun)貨(huo)周轉率的(de)作(zuo)用外，精益生(sheng)(sheng)產(chan)(chan)(chan)思想還可以(yi)在一(yi)定(ding)程(cheng)度上預防采購-付款循環中(zhong)的(de)訂貨(huo)環節潛(qian)在的(de)舞(wu)弊風(feng)險(xian)，主要是超額采購風(feng)險(xian)。最求多賣(mai)產(chan)(chan)(chan)品擴大銷售(shou)數量(liang)是供(gong)應商的(de)基(ji)本(ben)目(mu)的(de)，下(xia)達訂單的(de)業務(wu)人(ren)員為此通常容(rong)易和供(gong)應商形成(cheng)特殊的(de)利益關系。
（6）庫(ku)房管(guan)理程序。在庫(ku)房的收發(fa)檢(jian)驗(yan)規定(ding)(ding)(ding)中(zhong)，有(you)許多規定(ding)(ding)(ding)直(zhi)接具(ju)有(you)預(yu)防存(cun)貨收發(fa)過程中(zhong)的舞弊風險的作用。這里(li)包括：度量(liang)衡的檢(jian)查(cha)、稱量(liang)規定(ding)(ding)(ding)；貨物理化指(zhi)標(biao)取樣(yang)、分析(xi)和(he)(he)鑒定(ding)(ding)(ding)規定(ding)(ding)(ding)；貴金屬和(he)(he)危險化學(xue)品庫(ku)房的收發(fa)管(guan)理規定(ding)(ding)(ding)；露天堆場的管(guan)理規定(ding)(ding)(ding)等等。這里(li)特別(bie)要強調的是對供應商不合(he)格品的讓步接受管(guan)理規定(ding)(ding)(ding)等等。
（7）采購合同(tong)(tong)審核程(cheng)序。企業(ye)對(dui)采購合同(tong)(tong)設置(zhi)內(nei)部審核程(cheng)序，一(yi)方面可以避免(mian)和供應(ying)(ying)商(shang)之間(jian)日后產生的(de)各種商(shang)務糾(jiu)紛的(de)風險，但同(tong)(tong)時也具有(you)約束(shu)采購部業(ye)務人員(yuan)和供應(ying)(ying)商(shang)之間(jian)的(de)行為(wei)。
（8）采(cai)用先進的(de)(de)內部(bu)網(wang)絡(luo)管(guan)理(li)系統(tong)。這里包括：ERP生產(chan)管(guan)理(li)系統(tong)和(he)OA自(zi)動化辦公(gong)系統(tong)。ERP生產(chan)管(guan)理(li)系統(tong)可以(yi)有(you)效(xiao)控制存(cun)貨數量，采(cai)用這個系統(tong)將形成以(yi)訂單拉動生產(chan)并下達(da)(da)采(cai)購(gou)訂單。從而有(you)效(xiao)控制超額采(cai)購(gou)問題(ti)。OA系統(tong)可以(yi)將授權(quan)審批(pi)落(luo)實到具體的(de)(de)業(ye)務(wu)處(chu)理(li)過程(cheng)中。在采(cai)購(gou)-付款循環(huan)(huan)中的(de)(de)各(ge)個業(ye)務(wu)環(huan)(huan)節(jie)中，業(ye)務(wu)處(chu)理(li)和(he)審批(pi)人員將通過預(yu)(yu)設的(de)(de)權(quan)限處(chu)理(li)各(ge)自(zi)的(de)(de)業(ye)務(wu)。以(yi)上所舉(ju)的(de)(de)例子只(zhi)是一部(bu)分，這些例子說明，在制定企(qi)業(ye)的(de)(de)相關業(ye)務(wu)管(guan)理(li)程(cheng)序(xu)(xu)和(he)規定時，如(ru)果(guo)事先就(jiu)考慮(lv)到預(yu)(yu)防舞(wu)弊(bi)風險問題(ti)，那么(me)就(jiu)能有(you)過執行這些業(ye)務(wu)程(cheng)序(xu)(xu)達(da)(da)到控制和(he)預(yu)(yu)防舞(wu)弊(bi)風險的(de)(de)作用。
筆(bi)者要(yao)(yao)(yao)特別(bie)說明(ming)，上述各種方法和措施沒有那個方法是*有效的(de)(de)，必須根據本企(qi)(qi)業自(zi)身的(de)(de)實(shi)際(ji)情況(kuang)配伍使用。發生在企(qi)(qi)業層面的(de)(de)一(yi)些(xie)舞(wu)弊(bi)問題(ti)，需要(yao)(yao)(yao)站在國(guo)家(jia)層面、社會道德(de)層面和公司治理的(de)(de)高度來(lai)考慮解決(jue)。近(jin)來(lai)看(kan)到(dao)國(guo)家(jia)在提倡整(zheng)治商業賄賂問題(ti)上的(de)(de)嚴厲態(tai)度，對于預防企(qi)(qi)業采購活動中(zhong)的(de)(de)舞(wu)弊(bi)風險具(ju)有非常(chang)重要(yao)(yao)(yao)的(de)(de)震懾作用。
采購-付(fu)款業(ye)務中的舞弊(bi)風險(xian)預防（下(xia)）
買方(fang)市場導致企(qi)業(ye)(ye)采(cai)購付款(kuan)業(ye)(ye)務變成(cheng)了舞弊(bi)風(feng)險(xian)(xian)的高發區。上期筆者(zhe)介紹了企(qi)業(ye)(ye)實踐中為應對(dui)采(cai)購付款(kuan)業(ye)(ye)務環節舞弊(bi)風(feng)險(xian)(xian)的一些具體方(fang)法(fa)，如(ru)組(zu)織牽(qian)制法(fa)多(duo)家詢價(jia)、集中供應、利益(yi)沖突回避等。本期筆者(zhe)將(jiang)就(jiu)介紹其他預防(fang)舞弊(bi)方(fang)法(fa)與讀者(zhe)展開討論。
企(qi)業(ye)釆購與付款循環(huan)從實(shi)踐的(de)角度看，在供應(ying)商開發、簽訂釆購合同、下達采購訂單、驗收貨物、確(que)定應(ying)付賬(zhang)款、支付貨款這(zhe)六個(ge)環(huan)節(jie)中(zhong)每個(ge)都有其關鍵控(kong)制點。找(zhao)到關鍵控(kong)制點并(bing)實(shi)施有效監控(kong)是確(que)保預(yu)防舞弊(bi)風(feng)險的(de)重要因(yin)素。
招標(biao)采購中的(de)“預(yu)后”措施
企業為(wei)了降低采(cai)購(gou)(gou)成(cheng)(cheng)本，防止*釆(bian)(bian)(bian)購(gou)(gou)中(zhong)的(de)舞弊(bi)風(feng)險(xian)(xian)，通常會對(dui)大宗采(cai)購(gou)(gou)實(shi)行公開招(zhao)(zhao)(zhao)標(biao)(biao)(biao)。招(zhao)(zhao)(zhao)標(biao)(biao)(biao)釆(bian)(bian)(bian)購(gou)(gou)主要(yao)用于(yu)供(gong)貨商開發環(huan)節(jie)，為(wei)此企業應當(dang)對(dui)招(zhao)(zhao)(zhao)標(biao)(biao)(biao)釆(bian)(bian)(bian)購(gou)(gou)進行程(cheng)序(xu)化管理(li)(li)。但是一(yi)個有趣的(de)現象是，管理(li)(li)層為(wei)了預(yu)防某(mou)種舞弊(bi)風(feng)險(xian)(xian)而(er)制定(ding)某(mou)個管理(li)(li)規定(ding)時，這(zhe)個管理(li)(li)規定(ding)同時又會成(cheng)(cheng)為(wei)舞弊(bi)風(feng)險(xian)(xian)的(de)高發對(dui)象。招(zhao)(zhao)(zhao)標(biao)(biao)(biao)釆(bian)(bian)(bian)購(gou)(gou)政策就是典型的(de)例(li)子。招(zhao)(zhao)(zhao)標(biao)(biao)(biao)釆(bian)(bian)(bian)購(gou)(gou)可(ke)以在一(yi)定(ding)程(cheng)度上預(yu)防*釆(bian)(bian)(bian)購(gou)(gou)的(de)風(feng)險(xian)(xian)。但是招(zhao)(zhao)(zhao)標(biao)(biao)(biao)過程(cheng)又成(cheng)(cheng)為(wei)舞弊(bi)的(de)高發區。類似的(de)ERP系(xi)(xi)統和OA辦公自動化管理(li)(li)系(xi)(xi)統等也(ye)都(dou)具有這(zhe)樣的(de)特點(dian)。這(zhe)一(yi)點(dian)要(yao)特別引起注(zhu)意并設計相(xiang)應的(de)“預(yu)后”措施。
如同時(shi)針對(dui)內(nei)部(bu)人(ren)(ren)員(yuan)和(he)(he)外部(bu)供(gong)(gong)應(ying)(ying)商的(de)(de)(de)約束性措施供(gong)(gong)應(ying)(ying)商陽(yang)光(guang)協議(yi)。所謂“陽(yang)光(guang)協議(yi)”就(jiu)是指(zhi)由企(qi)業(ye)和(he)(he)外部(bu)供(gong)(gong)應(ying)(ying)商之間簽(qian)署(shu)的(de)(de)(de)，為(wei)了預防企(qi)業(ye)內(nei)部(bu)人(ren)(ren)員(yuan)和(he)(he)供(gong)(gong)應(ying)(ying)商業(ye)務人(ren)(ren)員(yuan)之間出現灰色交(jiao)易的(de)(de)(de)書面約定(ding)。這個協議(yi)要求供(gong)(gong)應(ying)(ying)商必須嚴格遵循商業(ye)道德(de)，在公開、公正(zheng)和(he)(he)公平的(de)(de)(de)條件下和(he)(he)企(qi)業(ye)業(ye)務人(ren)(ren)員(yuan)進行溝通。陽(yang)光(guang)協議(yi)將事先對(dui)供(gong)(gong)應(ying)(ying)商和(he)(he)本企(qi)業(ye)交(jiao)往的(de)(de)(de)行為(wei)進行規范。如果供(gong)(gong)應(ying)(ying)商采取(qu)不合法或不符合商業(ye)道德(de)的(de)(de)(de)手段處(chu)理與企(qi)業(ye)的(de)(de)(de)業(ye)務，則企(qi)業(ye)將對(dui)該供(gong)(gong)應(ying)(ying)商實施相應(ying)(ying)的(de)(de)(de)制裁。這里包括但不限(xian)于降低采購數量、予以批評處(chu)罰，直至取(qu)消(xiao)其投(tou)標資格或供(gong)(gong)應(ying)(ying)商資格。
作為負責任的(de)企(qi)業(ye)，應(ying)(ying)當從政策上規(gui)定，所有列(lie)入供(gong)(gong)應(ying)(ying)商(shang)(shang)清單的(de)企(qi)業(ye)都必須簽(qian)(qian)署(shu)陽(yang)(yang)光協(xie)議(yi)(yi)。陽(yang)(yang)光協(xie)議(yi)(yi)應(ying)(ying)當定期調整并(bing)列(lie)入供(gong)(gong)應(ying)(ying)商(shang)(shang)檔案之中。凡是拒絕(jue)和(he)(he)企(qi)業(ye)簽(qian)(qian)署(shu)陽(yang)(yang)光協(xie)議(yi)(yi)的(de)供(gong)(gong)應(ying)(ying)商(shang)(shang)，將考慮取消(xiao)其(qi)供(gong)(gong)應(ying)(ying)商(shang)(shang)資(zi)格。陽(yang)(yang)光協(xie)議(yi)(yi)中通常也會公布企(qi)業(ye)舞(wu)弊案件舉(ju)報(bao)中心聯系(xi)人和(he)(he)通訊(xun)方法。當供(gong)(gong)應(ying)(ying)商(shang)(shang)發現企(qi)業(ye)業(ye)務人員對其(qi)提出非法利益要求(qiu)時，可以(yi)向該(gai)舉(ju)報(bao)中心進(jin)行舉(ju)報(bao)。陽(yang)(yang)光協(xie)議(yi)(yi)的(de)有效范圍將包(bao)括(kuo)簽(qian)(qian)署(shu)釆購合同、下達釆購訂單、貨(huo)物(wu)驗收(shou)以(yi)及支付貨(huo)款等各個釆購環節。
集(ji)中采購(gou)政策
企(qi)業(ye)一(yi)方面要求通過(guo)建立組織(zhi)牽制(zhi)對釆購(gou)業(ye)務(wu)實行多(duo)頭介入，但同時又必須規定集(ji)中釆購(gou)政策(ce)。確保(bao)所有(you)采購(gou)盡可能集(ji)中由釆購(gou)部負(fu)責辦(ban)理。企(qi)業(ye)應當明確規定，所有(you)釆購(gou)合同必須統一(yi)由釆購(gou)部負(fu)責簽(qian)署。
在(zai)實踐(jian)中(zhong)，許多企(qi)業并(bing)沒有(you)完全(quan)做到(dao)這一點。一些(xie)企(qi)業將釆購(gou)(gou)業務(wu)進行(xing)分(fen)割(ge)，導致經辦采(cai)購(gou)(gou)業務(wu)多元(yuan)化。例如設(she)備(bei)釆購(gou)(gou)、辦公用品釆購(gou)(gou)、工程改造項(xiang)目采(cai)購(gou)(gou)、電腦軟件采(cai)購(gou)(gou)等，進行(xing)分(fen)割(ge)，全(quan)部交由設(she)備(bei)部、IT部門(men)或行(xing)政部門(men)各自辦理。這種多頭(tou)釆購(gou)(gou)的(de)結果非(fei)常容(rong)易產(chan)生舞弊風險。對于涉及到(dao)一些(xie)具有(you)高科技、技術性(xing)要求很高的(de)設(she)備(bei)和備(bei)品配件采(cai)購(gou)(gou)，尤其容(rong)易產(chan)生失(shi)控(kong)現象。
集(ji)中釆(bian)(bian)(bian)(bian)購(gou)(gou)(gou)(gou)的(de)核心(xin)要點是：由釆(bian)(bian)(bian)(bian)購(gou)(gou)(gou)(gou)部(bu)(bu)代表公(gong)司統(tong)(tong)一(yi)簽署釆(bian)(bian)(bian)(bian)購(gou)(gou)(gou)(gou)合(he)(he)同。涉及(ji)高科技、專(zhuan)業(ye)性(xing)極強(qiang)的(de)設備或(huo)工程(cheng)項目的(de)釆(bian)(bian)(bian)(bian)購(gou)(gou)(gou)(gou)，釆(bian)(bian)(bian)(bian)購(gou)(gou)(gou)(gou)部(bu)(bu)應(ying)當(dang)(dang)組織相關部(bu)(bu)門(men)(men)專(zhuan)業(ye)人員(yuan)共(gong)同參加合(he)(he)同談判(pan)，但釆(bian)(bian)(bian)(bian)購(gou)(gou)(gou)(gou)合(he)(he)同的(de)主管部(bu)(bu)門(men)(men)必須是釆(bian)(bian)(bian)(bian)購(gou)(gou)(gou)(gou)部(bu)(bu)。針(zhen)對(dui)一(yi)些(xie)非常小的(de)零(ling)星(xing)釆(bian)(bian)(bian)(bian)購(gou)(gou)(gou)(gou)，確實(shi)無法(fa)做到(dao)集(ji)中由釆(bian)(bian)(bian)(bian)購(gou)(gou)(gou)(gou)部(bu)(bu)辦(ban)理的(de)情(qing)況，也(ye)應(ying)當(dang)(dang)由釆(bian)(bian)(bian)(bian)購(gou)(gou)(gou)(gou)部(bu)(bu)授權(quan)其他部(bu)(bu)門(men)(men)辦(ban)理釆(bian)(bian)(bian)(bian)購(gou)(gou)(gou)(gou)。例如零(ling)星(xing)辦(ban)公(gong)用(yong)品、普通軟件產品等。對(dui)于大(da)型集(ji)團公(gong)司來說，更(geng)應(ying)當(dang)(dang)根據實(shi)際(ji)條件盡量釆(bian)(bian)(bian)(bian)用(yong)集(ji)團統(tong)(tong)一(yi)釆(bian)(bian)(bian)(bian)購(gou)(gou)(gou)(gou)的(de)辦(ban)法(fa)對(dui)大(da)宗物資(zi)實(shi)行統(tong)(tong)一(yi)釆(bian)(bian)(bian)(bian)購(gou)(gou)(gou)(gou)。這樣做一(yi)方面(mian)可以(yi)有效降低采(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)成本，同時也(ye)可以(yi)預防各自為戰在(zai)釆(bian)(bian)(bian)(bian)購(gou)(gou)(gou)(gou)中形成的(de)舞弊(bi)風險。當(dang)(dang)然集(ji)團統(tong)(tong)一(yi)采(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)也(ye)應(ying)當(dang)(dang)制訂嚴格的(de)釆(bian)(bian)(bian)(bian)購(gou)(gou)(gou)(gou)控制程(cheng)序(xu)。
制訂嚴格的采購(gou)合同(tong)審核程序
企(qi)業在制定(ding)統一釆(bian)(bian)購政策后，同(tong)(tong)(tong)時應當制訂套規定(ding)釆(bian)(bian)購合同(tong)(tong)(tong)的(de)(de)內部審(shen)核(he)程序。釆(bian)(bian)購合同(tong)(tong)(tong)內部審(shen)核(he)程序應當根據不(bu)同(tong)(tong)(tong)的(de)(de)釆(bian)(bian)購事(shi)項和金額籌(chou)情況分別確定(ding)不(bu)同(tong)(tong)(tong)的(de)(de)審(shen)核(he)環節。
設備釆購(gou)、中(zhong)項(xiang)人(ren)(ren)宗原材料(liao)釆購(gou)、年度釆購(gou)、外協加工(gong)(gong)釆購(gou)、工(gong)(gong)程項(xiang)目(mu)釆購(gou)等(deng)，需(xu)要(yao)(yao)確定不同(tong)(tong)的(de)(de)審(shen)(shen)(shen)批(pi)環節。設備釆購(gou)等(deng)涉及技術性(xing)要(yao)(yao)求高的(de)(de)項(xiang)目(mu)，應(ying)(ying)當(dang)有(you)專(zhuan)業(ye)工(gong)(gong)程師(shi)對技術條(tiao)款(kuan)進行審(shen)(shen)(shen)核(he)(he)；復雜的(de)(de)大(da)型安(an)裝項(xiang)目(mu)甚至(zhi)需(xu)要(yao)(yao)聘請外部(bu)(bu)(bu)專(zhuan)家參與審(shen)(shen)(shen)核(he)(he)；外包合同(tong)(tong)需(xu)要(yao)(yao)有(you)相關部(bu)(bu)(bu)門(men)業(ye)務(wu)人(ren)(ren)員(yuan)(yuan)進行審(shen)(shen)(shen)核(he)(he)；重(zhong)大(da)釆購(gou)合同(tong)(tong)需(xu)要(yao)(yao)有(you)內(nei)部(bu)(bu)(bu)法律顧問(wen)審(shen)(shen)(shen)核(he)(he)；所有(you)合同(tong)(tong)均應(ying)(ying)當(dang)接(jie)受財務(wu)部(bu)(bu)(bu)的(de)(de)審(shen)(shen)(shen)核(he)(he)等(deng)等(deng)。總之(zhi)釆購(gou)合同(tong)(tong)中(zhong)的(de)(de)技術條(tiao)款(kuan)、商(shang)務(wu)條(tiao)款(kuan)、糾(jiu)紛處置(zhi)條(tiao)款(kuan)和付(fu)款(kuan)條(tiao)款(kuan)應(ying)(ying)當(dang)分別(bie)由不同(tong)(tong)的(de)(de)部(bu)(bu)(bu)門(men)負責審(shen)(shen)(shen)核(he)(he)并提出糾(jiu)正意見。釆購(gou)合同(tong)(tong)內(nei)部(bu)(bu)(bu)審(shen)(shen)(shen)核(he)(he)程序除了預防(fang)與供應(ying)(ying)商(shang)之(zhi)間產(chan)生(sheng)的(de)(de)外部(bu)(bu)(bu)風險外，同(tong)(tong)時也具有(you)預防(fang)內(nei)部(bu)(bu)(bu)采購(gou)業(ye)務(wu)人(ren)(ren)員(yuan)(yuan)的(de)(de)舞(wu)弊(bi)風險。
外包業務(wu)
當市場化、專業(ye)化、信息化和全(quan)球化達到一(yi)定高度后，為(wei)了更好(hao)地配(pei)置資源，提高效率，許多跨國公(gong)司(si)都(dou)在開展各種外(wai)包(bao)業(ye)務。外(wai)包(bao)業(ye)務的原(yuan)意(yi)是(shi)為(wei)了提高公(gong)司(si)運營(ying)效率，降低(di)成本，將(jiang)一(yi)些非核(he)心業(ye)務交由(you)(you)專業(ye)公(gong)司(si)去做。例如有些公(gong)司(si)將(jiang)原(yuan)來自己的車(che)隊和倉庫儲(chu)運貨物(wu)統一(yi)交給(gei)(gei)第(di)三方(fang)物(wu)流公(gong)司(si)負責(ze)；一(yi)些公(gong)司(si)將(jiang)工薪發(fa)放也交由(you)(you)第(di)三方(fang)會計師辦理；企業(ye)保險(xian)業(ye)務大(da)量(liang)外(wai)包(bao)給(gei)(gei)保險(xian)經(jing)紀人等。
可(ke)以(yi)說，外(wai)包業務(wu)將(jiang)是(shi)未來(lai)企業運營(ying)方式(shi)大調整的(de)重要(yao)標志(zhi)。利用現代信息技術，可(ke)以(yi)將(jiang)專業化(hua)分工(gong)推進到更高(gao)的(de)層次，企業運營(ying)管理將(jiang)不斷簡化(hua)。這(zhe)種外(wai)包業務(wu)本身就具有預防釆購舞弊風險的(de)作(zuo)用。
購買雇員忠誠保險
以前(qian)筆者在(zai)(zai)討(tao)論保(bao)(bao)(bao)(bao)險與內(nei)控(kong)的(de)關系中曾對(dui)此提到保(bao)(bao)(bao)(bao)險在(zai)(zai)預(yu)防舞(wu)弊(bi)風(feng)險方面(mian)的(de)作用(yong)。而雇員忠(zhong)誠(cheng)保(bao)(bao)(bao)(bao)險正好(hao)具有預(yu)防舞(wu)弊(bi)風(feng)險的(de)作用(yong)。根(gen)據(ju)雇員忠(zhong)誠(cheng)保(bao)(bao)(bao)(bao)險的(de)保(bao)(bao)(bao)(bao)障(zhang)范(fan)圍，該保(bao)(bao)(bao)(bao)險主要(yao)就是保(bao)(bao)(bao)(bao)障(zhang)企(qi)(qi)業(ye)(投保(bao)(bao)(bao)(bao)人)由于其雇員不忠(zhong)實行為(wei)(包括(kuo)(kuo)舞(wu)弊(bi)行為(wei))給企(qi)(qi)業(ye)造成(cheng)的(de)損失(shi)。就釆(bian)購業(ye)務而言，如果雇員利用(yong)權利做出損害企(qi)(qi)業(ye)利益的(de)活動，企(qi)(qi)業(ye)可(ke)以向保(bao)(bao)(bao)(bao)險公司提出損失(shi)索(suo)賠。為(wei)了達(da)到索(suo)賠的(de)目的(de)，企(qi)(qi)業(ye)從一開始就應當對(dui)各種可(ke)能(neng)造成(cheng)損失(shi)的(de)舞(wu)弊(bi)行為(wei)進行分析并提出預(yu)防措施，包括(kuo)(kuo)記錄和鑒(jian)定辦法。
例(li)如(ru)如(ru)果(guo)釆購(gou)業務人員(yuan)利用權利和供應商(shang)勾(gou)結，合(he)伙欺(qi)詐公司(si)(si)以不合(he)理的價格(ge)購(gou)買產品后，給公司(si)(si)造成(cheng)損失者，公司(si)(si)就可以依據損失情況(kuang)(通常會有(you)法院或公安(an)機關的判決鑒(jian)定)向保險公司(si)(si)提出索賠。這個措施對整個釆購(gou)付款循環(huan)有(you)效。
新型采購合作方式(shi)
在預防(fang)釆(bian)(bian)購舞弊風險(xian)(xian)的諸多(duo)手段中，前面(mian)曾提到過當前主流企(qi)(qi)業(ye)(ye)多(duo)以多(duo)家詢(xun)價(jia)規(gui)定(ding)以避(bi)免*釆(bian)(bian)購中容(rong)易產生的舞弊風險(xian)(xian)。但(dan)是，如果企(qi)(qi)業(ye)(ye)和這(zhe)些*供應(ying)商(shang)釆(bian)(bian)用結成戰(zhan)略聯盟這(zhe)種新型合作方式后，則情況又將發生重大變化(hua)。一些跨國企(qi)(qi)業(ye)(ye)在制(zhi)定(ding)運營政(zheng)策包括釆(bian)(bian)購政(zheng)策時，已經(jing)考慮和供應(ying)商(shang)之間建(jian)立新型的合作關系利(li)益(yi)共享機(ji)制(zhi)。
在汽車(che)(che)制(zhi)造行業(ye)，這(zhe)種(zhong)合(he)作(zuo)(zuo)方式尤其普遍。汽車(che)(che)主(zhu)機(ji)廠(chang)會和各個零部件(jian)供(gong)(gong)應商(shang)就新(xin)開發的(de)(de)產品供(gong)(gong)應達(da)成(cheng)(cheng)(cheng)利益(yi)共(gong)享和風險(xian)共(gong)擔協議(yi)。各個零部件(jian)供(gong)(gong)應商(shang)直(zhi)接(jie)參與(yu)主(zhu)機(ji)廠(chang)的(de)(de)研(yan)發過程。當(dang)新(xin)車(che)(che)型(xing)開發成(cheng)(cheng)(cheng)功后，參與(yu)合(he)作(zuo)(zuo)的(de)(de)零部件(jian)供(gong)(gong)應商(shang)也同(tong)時(shi)分享主(zhu)機(ji)廠(chang)的(de)(de)成(cheng)(cheng)(cheng)果。這(zhe)方面的(de)(de)合(he)作(zuo)(zuo)典范是(shi)日本的(de)(de)豐(feng)田汽車(che)(che)。為此(ci)豐(feng)田汽車(che)(che)和各個零部件(jian)供(gong)(gong)應商(shang)之間形成(cheng)(cheng)(cheng)了(le)以(yi)(yi)豐(feng)田為中心的(de)(de)一個獨特的(de)(de)生(sheng)態圈。一種(zhong)制(zhi)造業(ye)中的(de)(de)生(sheng)物鏈。這(zhe)種(zhong)生(sheng)態圈除了(le)可以(yi)(yi)提(ti)高(gao)(gao)合(he)作(zuo)(zuo)效率，強(qiang)化相(xiang)互關系(xi)形成(cheng)(cheng)(cheng)合(he)力外(wai)，還(huan)具有預防采購舞弊風險(xian)的(de)(de)作(zuo)(zuo)用。這(zhe)種(zhong)戰略聯盟式的(de)(de)采購合(he)作(zuo)(zuo)關系(xi)可以(yi)(yi)看成(cheng)(cheng)(cheng)是(shi)集中采購的(de)(de)更(geng)高(gao)(gao)層次。
財(cai)務付(fu)款政策
在釆購付(fu)(fu)款(kuan)業(ye)務循環中(zhong)，有關(guan)(guan)財務方面的(de)舞(wu)弊風險主要集中(zhong)在應付(fu)(fu)賬款(kuan)確認和貨款(kuan)支(zhi)付(fu)(fu)兩(liang)個環節中(zhong)。供(gong)應商銷售了貨物(wu)，最關(guan)(guan)心的(de)就是(shi)日(ri)后是(shi)否(fou)能及(ji)時收(shou)回貨款(kuan)。由(you)于競(jing)爭的(de)關(guan)(guan)系，特別是(shi)當企業(ye)因(yin)為(wei)各種原因(yin)處于資金相(xiang)對緊張時期，供(gong)應商會對收(shou)款(kuan)問(wen)(wen)題尤為(wei)關(guan)(guan)注。為(wei)了及(ji)時拿到銷售貨款(kuan)，供(gong)應商通常會釆取各種措施對相(xiang)關(guan)(guan)業(ye)務人員展開公關(guan)(guan)活動。腐敗舞(wu)弊問(wen)(wen)題也就此產生。
在(zai)(zai)買(mai)方(fang)市場條件(jian)下，一些(xie)管理不善的(de)(de)(de)(de)企業人員就會利(li)(li)(li)用負責供(gong)應商(shang)銷(xiao)售上(shang)賬的(de)(de)(de)(de)條件(jian)和支(zhi)(zhi)付(fu)到(dao)期貨(huo)(huo)款(kuan)的(de)(de)(de)(de)權利(li)(li)(li)從事舞弊活(huo)動。一些(xie)資金短缺的(de)(de)(de)(de)企業，反而成(cheng)為個(ge)別財(cai)(cai)務(wu)人員謀(mou)取個(ge)人利(li)(li)(li)益的(de)(de)(de)(de)有利(li)(li)(li)條件(jian)。為此企業內部(bu)應當(dang)對(dui)使用供(gong)應商(shang)貨(huo)(huo)物上(shang)賬過(guo)程(主(zhu)要是(shi)ERP系(xi)統的(de)(de)(de)(de)數(shu)據(ju)錄(lu)入(ru)(ru))做出程序規(gui)定(ding)。事先確(que)定(ding)上(shang)賬的(de)(de)(de)(de)前提條件(jian)和登記入(ru)(ru)賬的(de)(de)(de)(de)時間規(gui)定(ding)。在(zai)(zai)確(que)定(ding)應付(fu)供(gong)應商(shang)貨(huo)(huo)款(kuan)時，應當(dang)制定(ding)付(fu)款(kuan)計劃。付(fu)款(kuan)計劃將根(gen)據(ju)企業的(de)(de)(de)(de)實(shi)際現金狀況，采(cai)購(gou)合(he)同規(gui)定(ding)以及(ji)供(gong)應商(shang)重要性等(deng)若干(gan)因素(su)制定(ding)。付(fu)款(kuan)計劃通(tong)常(chang)由(you)財(cai)(cai)務(wu)部(bu)編制，然后(hou)經過(guo)釆(bian)購(gou)管理委(wei)員會審核(he)后(hou)由(you)總(zong)經理批準執行。企業應該(gai)從政策上(shang)對(dui)采(cai)購(gou)人員介入(ru)(ru)釆(bian)購(gou)付(fu)款(kuan)做出明確(que)的(de)(de)(de)(de)規(gui)定(ding)，嚴(yan)格(ge)禁止采(cai)購(gou)業務(wu)人員為供(gong)應商(shang)聯(lian)系(xi)催(cui)促貨(huo)(huo)款(kuan)。支(zhi)(zhi)付(fu)貨(huo)(huo)款(kuan)業務(wu)由(you)財(cai)(cai)務(wu)部(bu)按照付(fu)款(kuan)計劃安排(pai)支(zhi)(zhi)付(fu)。
以(yi)上介紹的(de)(de)各(ge)種預(yu)防釆(bian)購舞(wu)弊風險的(de)(de)方(fang)法(fa)，也還(huan)只是(shi)眾多辦法(fa)中的(de)(de)部分(fen)。還(huan)有(you)(you)比如對釆(bian)購付款(kuan)業(ye)務展開專項內(nei)部審(shen)計、內(nei)控檢(jian)查等。筆者要特(te)別說明，上述各(ge)種方(fang)法(fa)和措施沒有(you)(you)那個方(fang)法(fa)是(shi)*有(you)(you)效的(de)(de)，必(bi)須(xu)根據本企業(ye)自身的(de)(de)實際(ji)情況配伍使用。發(fa)生在(zai)企業(ye)層面(mian)的(de)(de)一些(xie)舞(wu)弊問題，需要站(zhan)在(zai)國家層面(mian)、社會(hui)道德層面(mian)和公司治理的(de)(de)高度來(lai)考慮(lv)解決。
采購付款業務中的(de)(de)舞(wu)(wu)弊風(feng)險(xian)(xian)只是企(qi)業舞(wu)(wu)弊風(feng)險(xian)(xian)的(de)(de)一(yi)部分。根據風(feng)險(xian)(xian)轉移(yi)理論，一(yi)些企(qi)業的(de)(de)釆(bian)購舞(wu)(wu)弊風(feng)險(xian)(xian)正(zheng)在向(xiang)銷售(shou)收(shou)款業務領域轉移(yi)。舞(wu)(wu)弊風(feng)險(xian)(xian)的(de)(de)不(bu)斷轉移(yi)，正(zheng)像人體癌細胞擴(kuo)散(san)一(yi)樣損害企(qi)業的(de)(de)正(zheng)常運營，因此(ci)從理論上說，舞(wu)(wu)弊風(feng)險(xian)(xian)在短期內難以根除。
轉載：//bamboo-vinegar.cn/zixun_detail/1409.html
