工作(zuo)(zuo)說(shuo)明書(shu)作(zuo)(zuo)為組織重要(yao)的(de)文件之一，是對某類(lei)職位分(fen)工的(de)工作(zuo)(zuo)性質、任務、責任、權限、工作(zuo)(zuo)內容和(he)方法、工作(zuo)(zuo)環境和(he)條(tiao)什以及(ji)本職務任職人資(zi)格條(tiao)件所(suo)(suo)作(zuo)(zuo)的(de)書(shu)面記錄。通過工作(zuo)(zuo)分(fen)析程序所(suo)(suo)獲得的(de)資(zi)料(liao)，經(jing)過歸納與整理，可撰寫(xie)成工作(zuo)(zuo)說(shuo)明書(shu)。
一、工作(zuo)說明(ming)書主要內容:一般說來工作說明書編寫(xie)的(de)過程(cheng)中無固定的(de)模式．需要根據該企(qi)業職(zhi)務分析的(de)特點(dian)、目的(de)與(yu)要求具體確定編寫(xie)的(de)條(tiao)目。
工作說明書(shu)一(yi)般包括以(yi)下內容(rong)：
1、工作標識(shi):包括工(gong)作(zuo)(zuo)的(de)名(ming)稱(cheng)、編號、工(gong)作(zuo)(zuo)所屬部(bu)門或班組、工(gong)作(zuo)(zuo)地位(wei)、工(gong)作(zuo)(zuo)說明書(shu)的(de)編寫日期(qi)、編寫人(ren)與審核人(ren)和文件確認時間等項目。
2、工作(zuo)綜述:描(miao)述(shu)(shu)工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)的(de)(de)總體性質，即(ji)列(lie)出(chu)主要工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)的(de)(de)特(te)征以(yi)及(ji)(ji)主要工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)范(fan)圍(wei)。應盡量避免在工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)綜述(shu)(shu)中出(chu)現籠統的(de)(de)描(miao)述(shu)(shu)，比如“執行需要完成(cheng)的(de)(de)其他(ta)任(ren)務”。雖然這樣的(de)(de)描(miao)述(shu)(shu)可以(yi)對主管人員分派工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)提供(gong)更(geng)大的(de)(de)靈活度，但實際上，—項經常(chang)可以(yi)看到(dao)(dao)的(de)(de)工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)內容而(er)不被(bei)明確而(er)清晰寫進工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)說明書，只是用“所(suo)分配的(de)(de)其他(ta)任(ren)務”一(yi)類的(de)(de)文字，就很(hen)容易(yi)成(cheng)為回避責任(ren)找到(dao)(dao)一(yi)種(zhong)托辭，這使得對工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)的(de)(de)性質以(yi)及(ji)(ji)員工(gong)(gong)需要完成(cheng)的(de)(de)工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)的(de)(de)敘述(shu)(shu)出(chu)現有意無意的(de)(de)漏(lou)洞(dong)。
3．工(gong)作活動和程序:包(bao)括所(suo)要完成的工作任務(wu)、職位(wei)責任、所(suo)使用的工具以(yi)及(ji)機器(qi)設備(bei)、工作流程(cheng)、與其他人聯系、所(suo)接受的監督以(yi)及(ji)所(suo)實施的監督等。
4．工作條件與物理環(huan)境:簡要地列有關(guan)的(de)工(gong)作條(tiao)件(jian)，包(bao)括工(gong)作地點的(de)溫度、濕(shi)度、光線、噪聲程度、安全(quan)條(tiao)件(jian)、地理位置(zhi)等(deng)。
5．內外軟性(xing)環境:包括工(gong)作(zuo)團隊中的(de)(de)人數(shu)、完成工(gong)作(zuo)所要求的(de)(de)人際交往的(de)(de)數(shu)量(liang)和程度(du)、各部(bu)門之間的(de)(de)關系(xi)、工(gong)作(zuo)現場內外的(de)(de)文化設施、社會(hui)習(xi)俗等。
6．工作權限:包(bao)括工作人員決策的權(quan)限(xian)(xian)和行政人事權(quan)限(xian)(xian)、對(dui)其(qi)他人員實施監督權(quan)以及審批財務經費和預(yu)算的權(quan)限(xian)(xian)等。
7．工作的績(ji)效標準(zhun):工作(zuo)說(shuo)明(ming)(ming)書(shu)(shu)中還需包括有(you)關績(ji)教標(biao)準(zhun)(zhun)的(de)內容(rong)，即完成(cheng)某些任務或工作(zuo)量所要(yao)達到(dao)的(de)標(biao)準(zhun)(zhun)。這部(bu)分(fen)內容(rong)說(shuo)明(ming)(ming)企業期望員(yuan)工在執行工作(zuo)說(shuo)明(ming)(ming)書(shu)(shu)中的(de)每(mei)一項任務時所達到(dao)的(de)標(biao)準(zhun)(zhun)或要(yao)求(qiu)。比(bi)如(ru)，要(yao)確定績(ji)效標(biao)準(zhun)(zhun)，只要(yao)把下面的(de)話補充(chong)完整就可以了(le)：“如(ru)果你(ni)做到(dao)這樣……，我(wo)會對你(ni)的(de)工作(zuo)很滿意。”對于工作(zuo)說(shuo)明(ming)(ming)書(shu)(shu)中的(de)每(mei)一職(zhi)責和(he)任務都(dou)能按照這句(ju)話指引敘述完整．自然就貼近和(he)形成(cheng)一套較(jiao)完整的(de)績(ji)效標(biao)準(zhun)(zhun)。
8．聘用條件:包括工作時數、工資(zi)結構、支付工資(zi)的(de)方法、福利待遇(yu)、該工作在組織(zhi)中(zhong)的(de)正式位置、晉(jin)升的(de)機會、工作的(de)季節性、進修與學習的(de)機會等。
9．工作要求:主要(yao)說(shuo)明(ming)擔任此職務的(de)人員應具(ju)備的(de)基本資格和條件。
基本(ben)分為：①一般(ban)要(yao)(yao)求：包括年齡、性(xing)別、學歷(li)、工作經驗；②身體要(yao)(yao)求：包括健康狀況、力(li)(li)量與體力(li)(li)、運動(dong)的靈活性(xing)、感覺器官(guan)的靈敏(min)度；③心理(li)要(yao)(yao)求：包括觀察能力(li)(li)、學習能力(li)(li)、解決問題的能力(li)(li)、語言表(biao)達能力(li)(li)、人際交往能力(li)(li)、性(xing)格特點、品格氣(qi)質、興趣(qu)愛好(hao)等。
二、工(gong)作說(shuo)明書編寫要求:工作說(shuo)明書在組(zu)織管理(li)中的地(di)位極(ji)為(wei)重(zhong)要，是人(ren)力資源部門與相關用(yong)人(ren)部門招(zhao)聘人(ren)員和考核(he)等重(zhong)要決策和參考依據(ju)。一份(fen)實(shi)用(yong)性強(qiang)的工作說(shuo)明書應(ying)符(fu)合下(xia)列要求(qiu)：
1、清(qing)晰明白(bai)：在編(bian)寫工(gong)(gong)作(zuo)說明(ming)書(shu)時，對(dui)于工(gong)(gong)作(zuo)的(de)(de)描述(shu)必須清(qing)晰透徹，讓任職人(ren)(ren)員讀過(guo)以(yi)(yi)后，可(ke)以(yi)(yi)準確地明(ming)白其工(gong)(gong)作(zuo)內容(rong)、工(gong)(gong)作(zuo)程序(xu)與(yu)工(gong)(gong)作(zuo)要求等，無(wu)需(xu)再詢問(wen)他人(ren)(ren)或查看其他說明(ming)材料。應避(bi)免使用(yong)原則(ze)性的(de)(de)評價，同時對(dui)較(jiao)專業且難懂的(de)(de)詞匯必須解釋清(qing)楚(chu)，以(yi)(yi)免在理解上(shang)產(chan)生(sheng)誤差(cha)。這樣做的(de)(de)目的(de)(de)是為了使用(yong)工(gong)(gong)作(zuo)說明(ming)書(shu)的(de)(de)人(ren)(ren)能夠清(qing)楚(chu)地理解這些職責。
2、具體細致:在說明工(gong)(gong)作(zuo)的(de)(de)(de)種類(lei)、復(fu)(fu)雜程度(du)、任職者須具(ju)(ju)(ju)(ju)備的(de)(de)(de)技能、任職者對(dui)工(gong)(gong)作(zuo)各方面應(ying)負責任的(de)(de)(de)程度(du)這(zhe)些(xie)問題時，用(yong)詞(ci)上應(ying)盡量選用(yong)一些(xie)具(ju)(ju)(ju)(ju)體的(de)(de)(de)動(dong)詞(ci)，盡量使(shi)用(yong)能夠準確(que)地表達你的(de)(de)(de)意思的(de)(de)(de)語言。比如運用(yong)“安(an)裝”“加工(gong)(gong)”“設計”等(deng)詞(ci)匯，避免使(shi)用(yong)籠統含糊(hu)的(de)(de)(de)語言，如在一個崗位的(de)(de)(de)職責描述上，使(shi)用(yong)了(le)“處(chu)理(li)文件”這(zhe)樣的(de)(de)(de)文句(ju)，顯(xian)然(ran)有含混(hun)不清的(de)(de)(de)成份，“處(chu)理(li)”是什么意思呢？因此，在具(ju)(ju)(ju)(ju)體的(de)(de)(de)編寫(xie)時，需要仔(zi)細區分(fen)到底(di)是對(dui)文件進行分(fen)類(lei)，還是進行分(fen)發。通過使(shi)用(yong)具(ju)(ju)(ju)(ju)體的(de)(de)(de)詞(ci)匯，指出工(gong)(gong)作(zuo)的(de)(de)(de)種類(lei)、復(fu)(fu)雜程度(du)，需任職者具(ju)(ju)(ju)(ju)備的(de)(de)(de)具(ju)(ju)(ju)(ju)體技能和技巧(qiao)，以(yi)及應(ying)承(cheng)擔的(de)(de)(de)具(ju)(ju)(ju)(ju)體責任范(fan)圍等(deng)
3、簡短扼(e)要:整(zheng)個工作說明(ming)書必須簡短扼(e)要(yao)，以免(mian)由(you)于過于復雜、龐大，不便于記憶。在描(miao)述一個崗位的職責(ze)時(shi)，應該(gai)選取(qu)主要(yao)的職責(ze)進(jin)行描(miao)述，一般不超(chao)過十(shi)項為適，對(dui)于兼顧(gu)職責(ze)的可作出(chu)必要(yao)的補充或(huo)說明(ming)。
三(san)、編寫時應注意的事(shi)項:
1、以符合邏輯的順序來編寫:—般說來，一個崗位通(tong)常有多項工(gong)作(zuo)(zuo)職(zhi)責，在工(gong)作(zuo)(zuo)說明書中羅(luo)列這(zhe)些工(gong)作(zuo)(zuo)職(zhi)責并(bing)非(fei)是雜亂無章的、隨機的，而是要按照—定的邏輯順序來編排，這(zhe)樣才有助(zhu)于理解和(he)使用工(gong)作(zuo)(zuo)說明書。
2、盡量(liang)使用通俗易懂的語(yu)言:應盡(jin)量(liang)避免過于強調(diao)技(ji)術(shu)性的文字(zi)或概括，所描(miao)述工作說明書不僅要讓上(shang)級能夠理(li)解(jie)，更重(zhong)要的是上(shang)崗人員(yuan)能實實在在地領會，因此，當(dang)遇到技(ji)術(shu)性的問題時，應盡(jin)量(liang)轉化成較為通俗的解(jie)析。
3、應該表明各項職責(ze)重(zhong)次：許多具體的工作，所(suo)出(chu)現(xian)的頻(pin)率、各項職(zhi)責所(suo)占的時間比重都有所(suo)不同，因此
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