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項目管理—如何做到有效管理時間

2025-06-25 18:01:18
 
講師:張永杰 瀏覽次數:2511
 時間管理的六條法則: 1、帕累托法則   帕累托法則又稱80/20法則,是由英國經濟學家和社會學家帕累托發現的,最初只限定于經濟學領域,后來這一法則也被推廣到社會生活的各個領域,且深為人們所認同。帕累托法則是指在任何大系

時間管(guan)理的(de)六條法則(ze):


1、帕(pa)累托法則


  帕(pa)累(lei)托(tuo)法(fa)則(ze)(ze)又稱(cheng)80/20法(fa)則(ze)(ze),是由英國經(jing)濟學家(jia)和社(she)會(hui)學家(jia)帕(pa)累(lei)托(tuo)發現的(de),最初只(zhi)限定于經(jing)濟學領域(yu),后來這一法(fa)則(ze)(ze)也被推廣到(dao)社(she)會(hui)生活的(de)各(ge)個(ge)領域(yu),且深(shen)為(wei)人們所認同。帕(pa)累(lei)托(tuo)法(fa)則(ze)(ze)是指在任何大(da)系統中(zhong),約80%的(de)結果是由該系統中(zhong)約20%的(de)變量產生的(de)。例如,在企業(ye)中(zhong),通常80%的(de)利潤來自于20%的(de)項(xiang)目或重(zhong)要(yao)客戶;經(jing)濟學家(jia)認為(wei),20%的(de)人掌握(wo)著(zhu)80%的(de)財(cai)富;心理(li)學家(jia)認為(wei),20%的(de)人身上集中(zhong)了80%的(de)智慧等(deng)。具體到(dao)時間管(guan)理(li)領域(yu)是指大(da)約20%的(de)重(zhong)要(yao)項(xiang)目能帶來整個(ge)工作成果的(de)80%。并(bing)且在很多情況下,工作的(de)頭(tou)20%時間會(hui)帶來所有(you)效益的(de)80%。


  大智有(you)所不慮,大巧有(you)所不為(wei)。工作中應(ying)(ying)避(bi)免將(jiang)時(shi)間花(hua)在瑣(suo)碎的(de)(de)多(duo)數問(wen)題上(shang)(shang),因為(wei)就算你(ni)花(hua)了80%的(de)(de)時(shi)間,你(ni)也只能取得20%的(de)(de)成效,出(chu)色(se)地完(wan)成無關緊要的(de)(de)工作是最浪費(fei)時(shi)間的(de)(de)。你(ni)應(ying)(ying)該將(jiang)時(shi)間花(hua)于重(zhong)要的(de)(de)少(shao)數問(wen)題上(shang)(shang),因為(wei)掌握了這些(xie)重(zhong)要的(de)(de)少(shao)數問(wen)題,你(ni)只花(hua)20%的(de)(de)時(shi)間,即可取得80%的(de)(de)成效。


  工(gong)作(zuo)中我(wo)們要學(xue)會(hui)“不(bu)(bu)釣(diao)小魚釣(diao)鯨魚”,如果你抓(zhua)了100條小魚,你所擁(yong)有(you)的(de)不(bu)(bu)過是(shi)滿滿一(yi)桶魚,但如果你抓(zhua)住了一(yi)條鯨魚,你就不(bu)(bu)枉(wang)此行了。


  2、黃金三小時法則轉自項目管(guan)理者聯(lian)盟(meng)


  黃金三(san)小時(shi)法則認(ren)為,早(zao)晨5~8點是人一(yi)(yi)(yi)天(tian)中(zhong)效率最(zui)(zui)高的(de)(de)三(san)小時(shi)。一(yi)(yi)(yi)天(tian)之計在于晨,早(zao)晨頭腦(nao)最(zui)(zui)清醒(xing)(xing)、精(jing)力最(zui)(zui)充(chong)沛(pei)、思維最(zui)(zui)活躍、環境(jing)最(zui)(zui)安寧、注(zhu)意力最(zui)(zui)集(ji)中(zhong)、心情最(zui)(zui)愉悅,而且由于剛剛醒(xing)(xing)來,收集(ji)睡眠(mian)中(zhong)的(de)(de)潛意識也(ye)最(zui)(zui)全,在這(zhe)一(yi)(yi)(yi)時(shi)段工(gong)作(zuo)(zuo)一(yi)(yi)(yi)小時(shi)相當于其他時(shi)段工(gong)作(zuo)(zuo)三(san)個小時(shi)。當你(ni)早(zao)早(zao)起床開始(shi)工(gong)作(zuo)(zuo)時(shi),你(ni)甚至能在正常的(de)(de)工(gong)作(zuo)(zuo)時(shi)間來臨前(qian)完成一(yi)(yi)(yi)天(tian)的(de)(de)工(gong)作(zuo)(zuo),這(zhe)樣(yang)即(ji)將開始(shi)的(de)(de)一(yi)(yi)(yi)天(tian)就是你(ni)多賺(zhuan)出來的(de)(de)。轉(zhuan)自項目(mu)管理者聯盟


  我們應該利用一天中(zhong)效率最(zui)高的時段去完成一天中(zhong)最(zui)重要的工作,以達到事半(ban)功(gong)倍的效果。當(dang)然,由于生(sheng)物鐘的不(bu)同,黃(huang)金(jin)三小時的具體時段可能因人(ren)而異,但(dan)這并不(bu)影(ying)響此法則(ze)作用的發揮。我們應該在生(sheng)活中(zhong)多(duo)體會,以便找(zhao)出自己的黃(huang)金(jin)三小時并利用好它,達到一天等(deng)于兩天的效果。項(xiang)目管理者(zhe)聯盟


  黃金三小(xiao)時(shi)法則(ze)還(huan)可以進一(yi)(yi)步擴展,我們可以把每(mei)星(xing)期的(de)第(di)一(yi)(yi)天作(zuo)(zuo)為黃金時(shi)段,處理(li)完一(yi)(yi)星(xing)期最重要的(de)工作(zuo)(zuo),把每(mei)個月的(de)第(di)一(yi)(yi)星(xing)期作(zuo)(zuo)為黃金時(shi)段,處理(li)完一(yi)(yi)個月最重要的(de)工作(zuo)(zuo)。如(ru)果你做到了這一(yi)(yi)點(dian),你就搶(qiang)占了時(shi)間(jian)爭奪戰中的(de)每(mei)一(yi)(yi)個制高點(dian),并獲(huo)得了一(yi)(yi)支強(qiang)大(da)的(de)時(shi)間(jian)預備(bei)隊,無論將(jiang)其使用到哪(na)一(yi)(yi)個方向,都會(hui)在(zai)那里(li)取得壓倒性的(de)優勢。


  3、帕(pa)金森法則轉自項目(mu)管理者聯盟


  帕金森(sen)法則認為(wei),工(gong)作(zuo)在(zai)最終期限到來前是(shi)不可能被完(wan)成(cheng)的(de)(de)。這一法則實際上是(shi)依賴人(ren)與生(sheng)俱來的(de)(de)惰性(xing)和(he)對最后期限的(de)(de)潛意識發(fa)揮作(zuo)用。人(ren)們會(hui)下意識地根據完(wan)成(cheng)時(shi)限的(de)(de)遠(yuan)(yuan)近(jin)把工(gong)作(zuo)分為(wei)三六九等,完(wan)成(cheng)時(shi)限越近(jin),人(ren)們對某項工(gong)作(zuo)的(de)(de)關注(zhu)度越高、投入的(de)(de)精(jing)力越大(da)。迫近(jin)最后期限的(de)(de)工(gong)作(zuo),會(hui)促使人(ren)們挖(wa)掘自(zi)身的(de)(de)潛能,調動(dong)一切資源保(bao)證任務按(an)期完(wan)成(cheng);而那些完(wan)成(cheng)時(shi)限較遠(yuan)(yuan)或(huo)可以被無限期推遲的(de)(de)工(gong)作(zuo)往往被束(shu)之高閣。


  為避免拖拉、克服惰性,應該為工作設置(zhi)盡(jin)可能(neng)短(duan)的(de)完(wan)(wan)成(cheng)時(shi)限(xian),通過時(shi)間的(de)壓力(li)保持工作的(de)動(dong)力(li),使(shi)每(mei)一項工作都(dou)能(neng)在第一時(shi)間完(wan)(wan)成(cheng),以便(bian)爭取主動(dong);對于那些對未來起重要作用的(de)長遠目(mu)(mu)標和(he)長遠規劃,則(ze)應進行合理分解,細化(hua)為在每(mei)一階段可完(wan)(wan)成(cheng)的(de)小(xiao)目(mu)(mu)標,并設定嚴格的(de)時(shi)限(xian),以避免這些重要而不(bu)緊急的(de)任務在日常工作中被忽視(shi),出(chu)現平(ping)時(shi)不(bu)燒(shao)香(xiang)、臨時(shi)抱佛(fo)腳的(de)被動(dong)局面。


  4、細(xi)微邊界法則(ze)


  細微邊界法則是指時(shi)間(jian)上(shang)的細微差別可(ke)(ke)(ke)能導致最(zui)終(zhong)結果上(shang)的巨大(da)差異,即(ji)所謂“失(shi)之毫厘,差之千(qian)里”。細微邊界法則在生活中無處不(bu)在,如(ru)因一(yi)分(fen)之差錯過(guo)了(le)列車,可(ke)(ke)(ke)能要再花幾個小時(shi)或更(geng)長時(shi)間(jian)等待下一(yi)列;搶(qiang)救危重病人延誤一(yi)分(fen)鐘,可(ke)(ke)(ke)能會奪去病人的生命(ming);而在比賽中慢了(le)一(yi)秒鐘,就可(ke)(ke)(ke)能與獎牌(pai)擦(ca)肩(jian)而過(guo)……細微邊界法則在經(jing)濟領域表現得更(geng)為突出,現代市場(chang)競爭已經(jing)由“大(da)魚(yu)(yu)吃小魚(yu)(yu)”轉變為“快魚(yu)(yu)吃慢魚(yu)(yu)”,企(qi)業間(jian)在對市場(chang)反應(ying)速度(du)上(shang)的細微差距(ju),可(ke)(ke)(ke)能導致利潤率上(shang)的天壤之別。


  英特爾公司就是(shi)(shi)因為總能(neng)比競爭對手快(kuai)一步(bu)推出(chu)性能(neng)更高的(de)(de)(de)處理器,成(cheng)功攫取了(le)(le)CPU市場80%的(de)(de)(de)利潤。而(er)那些動作總比別(bie)人慢半拍的(de)(de)(de)企業,均難以擺脫(tuo)最終覆滅的(de)(de)(de)命(ming)運。細微(wei)邊界法則告(gao)訴(su)我們,決定一個人能(neng)否成(cheng)功,有時(shi)不在(zai)于其是(shi)(shi)否比別(bie)人付出(chu)了(le)(le)更多的(de)(de)(de)辛苦,而(er)在(zai)于其是(shi)(shi)否比別(bie)人先(xian)(xian)行一步(bu)。先(xian)(xian)行一步(bu)天地(di)寬,搶先(xian)(xian)一步(bu),就會(hui)領略(lve)到別(bie)樣的(de)(de)(de)風景,就會(hui)占盡先(xian)(xian)機,而(er)辦事拖拉、沒有時(shi)間觀(guan)念,就可能(neng)因一步(bu)趕不上(shang),而(er)步(bu)步(bu)趕不上(shang)。


  為此我們必(bi)須增強時(shi)間觀念,無論做(zuo)什么事情(qing),都要(yao)有(you)時(shi)不我待的(de)緊迫感,早謀劃、早準備(bei)、早著(zhu)手,這樣才會在工(gong)作和生活中爭取主動;凡事都要(yao)打好時(shi)間提前量,這樣才會避免因一(yi)步之差而(er)與成功失之交臂的(de)遺憾。


  5、聚光法(fa)則


  只有(you)把(ba)(ba)陽光(guang)聚集到一(yi)(yi)(yi)點,才能(neng)產(chan)生足夠的(de)(de)(de)(de)熱量(liang)把(ba)(ba)火炬點燃(ran)。同樣,聚光(guang)法則認為,只有(you)把(ba)(ba)有(you)限的(de)(de)(de)(de)時(shi)(shi)間聚焦到重要的(de)(de)(de)(de)目標(biao)(biao)上,才能(neng)保證事(shi)(shi)業上的(de)(de)(de)(de)成功。目標(biao)(biao)過于(yu)分散(san)等于(yu)沒有(you)目標(biao)(biao),把(ba)(ba)有(you)限的(de)(de)(de)(de)時(shi)(shi)間分散(san)到眾多(duo)的(de)(de)(de)(de)目標(biao)(biao)上,就(jiu)像把(ba)(ba)有(you)限的(de)(de)(de)(de)資金在眾多(duo)的(de)(de)(de)(de)項目上撒胡椒面,最(zui)終(zhong)只能(neng)導致每一(yi)(yi)(yi)個(ge)項目都虎頭蛇(she)尾、半(ban)途而廢。如果(guo)(guo)把(ba)(ba)寶貴的(de)(de)(de)(de)時(shi)(shi)間投資都用(yong)來建設爛尾樓和半(ban)截子工程,最(zui)終(zhong)將使你的(de)(de)(de)(de)時(shi)(shi)間賬(zhang)戶徹底破產(chan),導致你一(yi)(yi)(yi)事(shi)(shi)無(wu)成。聚光(guang)法則對我(wo)們(men)的(de)(de)(de)(de)啟示是:專(zhuan)注與執著是成功的(de)(de)(de)(de)關鍵。我(wo)們(men)在工作(zuo)中應該養成聚精會(hui)神的(de)(de)(de)(de)習慣,一(yi)(yi)(yi)次應只瞄準一(yi)(yi)(yi)個(ge)目標(biao)(biao)。一(yi)(yi)(yi)旦開始某項工作(zuo),就(jiu)應堅持不懈(xie)地做(zuo)(zuo)下去,直(zhi)接(jie)獲得令人滿意的(de)(de)(de)(de)結果(guo)(guo),不干則已,干則一(yi)(yi)(yi)次把(ba)(ba)事(shi)(shi)情(qing)做(zuo)(zuo)到最(zui)好(hao),否(fou)則返工將會(hui)使你所花費(fei)的(de)(de)(de)(de)時(shi)(shi)間成倍增長。


  行百里者半九十(shi)時,能否完成(cheng)(cheng)最(zui)后10%的工作(zuo),是(shi)決定一件事情最(zui)終(zhong)成(cheng)(cheng)功(gong)(gong)還是(shi)失敗(bai)的關鍵(jian)。許多人之所以沒有成(cheng)(cheng)功(gong)(gong),就是(shi)因為(wei)在完成(cheng)(cheng)90%的工作(zuo)后以為(wei)大功(gong)(gong)告(gao)成(cheng)(cheng)而轉移了(le)視線,最(zui)終(zhong)導致工作(zuo)的半途而廢,也使寶貴的時間被白白浪費(fei)。


  6、自控法(fa)則(ze)


  自控法(fa)則其實包含(han)三層含(han)義:


  一、對于能(neng)自(zi)(zi)我掌(zhang)控(kong)的事務,不用再花(hua)過多(duo)的時(shi)間和精力去掌(zhang)控(kong)它,它會自(zi)(zi)行朝著既定的目標前(qian)進;


  二、對于你無法掌控的(de)事務,不必(bi)為其多(duo)費(fei)心思,時間(jian)會(hui)給出(chu)一切(qie)問(wen)題(ti)的(de)答案(an);


  三、對于你能夠(gou)而且應該掌(zhang)控的(de)事務,用心去(qu)掌(zhang)控。


  我(wo)們(men)可以通過事物的(de)自(zi)我(wo)控制實現預定(ding)的(de)目的(de),從(cong)(cong)而騰出時間(jian)和精(jing)(jing)力(li)去(qu)做更重要的(de)工作。如可以在(zai)年(nian)輕時定(ding)期存(cun)入一(yi)筆存(cun)款,讓其在(zai)銀行里(li)自(zi)行增值,當退(tui)休時就會得(de)到(dao)一(yi)筆豐(feng)厚的(de)財富;管理者、可以在(zai)嚴格(ge)選拔、認真培訓的(de)基礎上授權下屬處理日(ri)常事物,從(cong)(cong)而使自(zi)己能集中時間(jian)和精(jing)(jing)力(li)思考(kao)對組織發(fa)展(zhan)更為(wei)重要的(de)問(wen)題等。、


  自控(kong)法則(ze)還告(gao)訴(su)我們,應該承認并接受你(ni)(ni)無(wu)法掌(zhang)(zhang)控(kong)的領域(yu),關注你(ni)(ni)可以掌(zhang)(zhang)控(kong)的領域(yu),并且采(cai)取行(xing)動。當你(ni)(ni)整天為無(wu)法實現(xian)的目標(biao)而苦惱時,試(shi)著(zhu)把它忘掉,追求(qiu)你(ni)(ni)通過努力能夠(gou)實現(xian)的目標(biao),說不(bu)定會達到“無(wu)心插柳(liu)柳(liu)成蔭”的效果;當你(ni)(ni)對一個(ge)問(wen)題百思不(bu)得(de)解其時,試(shi)著(zhu)把它放一放,讓時間和潛意識去解決,說不(bu)定會達到“眾里尋她千里度,驀然回首,那(nei)人卻在燈火闌珊處(chu)”的效果。項目經理圈子


  時(shi)間管理既是(shi)科學,又是(shi)藝術(shu),要想(xiang)使你(ni)的(de)(de)工作(zuo)、生(sheng)活(huo)更富有效率,在(zai)了解和掌(zhang)握以上(shang)十大法則原理的(de)(de)基礎上(shang),還需(xu)要在(zai)實踐中多體會、多總結,才能成為時(shi)間的(de)(de)主人。



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張永杰
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