【本講重點】
會(hui)議的意義(yi)
會議的目的
會議的種類(lei)
會議(yi)的頻率
會議成本的計算(suan)
會(hui)議(yi)的(de)(de)主(zhu)(zhu)要目的(de)(de)就是解決問題(ti)(ti)(ti)，但由于開(kai)會(hui)技巧不(bu)佳或過(guo)于頻(pin)繁(fan)，不(bu)但無(wu)益于解決問題(ti)(ti)(ti)，反而使問題(ti)(ti)(ti)愈趨復雜。頻(pin)繁(fan)的(de)(de)會(hui)議(yi)與(yu)主(zhu)(zhu)管(guan)層的(de)(de)隨意(yi)決策(ce)，常常是員(yuan)工的(de)(de)夢魘；員(yuan)工花太多時(shi)間在無(wu)效率的(de)(de)會(hui)議(yi)上，不(bu)僅浪費公司成本，也造成工作效率低下。如何能在會(hui)議(yi)中(zhong)高效率且有(you)效果地解決問題(ti)(ti)(ti)，是“高效會(hui)議(yi)管(guan)理技巧”的(de)(de)中(zhong)心議(yi)題(ti)(ti)(ti)。
會(hui)議的意義(yi)
1．會議是一個(ge)集思廣益的渠道
會議(yi)是(shi)(shi)一個(ge)集合(he)的(de)(de)載體(ti)。通過(guo)會議(yi)使(shi)不(bu)(bu)同(tong)的(de)(de)人、不(bu)(bu)同(tong)的(de)(de)想(xiang)法匯聚一堂，相互碰撞(zhuang)(zhuang)，從而(er)產生“金點子”。許多高水準的(de)(de)創意就是(shi)(shi)開會期(qi)間不(bu)(bu)同(tong)觀念相互碰撞(zhuang)(zhuang)的(de)(de)產物。
2．會議顯示(shi)一個組織(zhi)或一個部門的(de)存在
會(hui)(hui)議總(zong)是(shi)在(zai)(zai)大于(yu)一人的(de)(de)情況(kuang)下發生的(de)(de)，即(ji)使是(shi)只有兩個人的(de)(de)會(hui)(hui)議，這兩個人也是(shi)一種小(xiao)型組(zu)織(zhi)。沒有不(bu)(bu)開會(hui)(hui)的(de)(de)組(zu)織(zhi)或部門(men)(men)，一個組(zu)織(zhi)或部門(men)(men)不(bu)(bu)召開會(hui)(hui)議，它的(de)(de)存在(zai)(zai)價(jia)值就會(hui)(hui)受到質(zhi)疑。因此，會(hui)(hui)議能夠(gou)充分(fen)顯示一個組(zu)織(zhi)或部門(men)(men)的(de)(de)存在(zai)(zai)價(jia)值。
3．會議(yi)是一種群體溝通的方式
開會很(hen)少是一對一的(de)溝(gou)(gou)通(tong)(tong)，絕大(da)多數(shu)情況(kuang)下都(dou)是一種群體溝(gou)(gou)通(tong)(tong)。隨著科技的(de)迅猛發展(zhan)，人(ren)們的(de)溝(gou)(gou)通(tong)(tong)方(fang)式越(yue)來(lai)越(yue)多，現在人(ren)們可以通(tong)(tong)過Ｅ-mail、多媒(mei)體等(deng)種種形式進行溝(gou)(gou)通(tong)(tong)，但是，群體溝(gou)(gou)通(tong)(tong)，即會議(yi)這種方(fang)式，是任何其他溝(gou)(gou)通(tong)(tong)方(fang)式都(dou)無法替代的(de)。因為這種方(fang)式最直接、最直觀，這種方(fang)式最符合人(ren)類(lei)原本(ben)的(de)溝(gou)(gou)通(tong)(tong)習慣。
會議的目的
◆ 開展(zhan)有(you)效的溝通
會議(yi)是一種多(duo)項交(jiao)流(liu)，可以集思(si)廣益，實現(xian)有效溝通(tong)是會議(yi)的一個主要(yao)目的。
◆ 傳達(da)資訊(xun)
通過(guo)會議(yi)可(ke)以向員工(gong)通報(bao)一些決(jue)定及新決(jue)策，也就是說向員工(gong)傳達來自上級或其他部門(men)的相(xiang)關資訊。
◆ 監督員工、協調矛盾
許(xu)多公司或部門的常(chang)規會議其主要目的是為(wei)了(le)監督、檢查員(yuan)(yuan)工(gong)對(dui)工(gong)作任務的執行情況，了(le)解員(yuan)(yuan)工(gong)的工(gong)作進度；同時，借助會議這種“集合”的、“面對(dui)面”的形式(shi)，來(lai)有效協調上下級以及員(yuan)(yuan)工(gong)之(zhi)間的矛(mao)盾。
◆ 達(da)成協議與解決問題
達成協議(yi)與解決問(wen)題(ti)一般要經歷以下6個步驟，通(tong)過這(zhe)6個步驟，最終(zhong)實現協議(yi)的(de)產生(sheng)和問(wen)題(ti)的(de)解決。
◆ 資(zi)源共享
利(li)用開會(hui)匯集(ji)資(zi)源(yuan)，以期相(xiang)互(hu)幫助，共同進步(bu)。
◆ 開發創(chuang)意
開發創意(yi)的(de)(de)(de)會議目的(de)(de)(de)突出反映(ying)在廣告公(gong)司、媒體公(gong)司中。通過(guo)舉(ju)行會議，形成(cheng)新的(de)(de)(de)構思(si)，并且論證新構思(si)，使其具有可行性。
◆ 初或(huo)年底的會(hui)議通常(chang)具有(you)這(zhe)一目的性。這(zhe)種會(hui)議是為了使公司(si)上下團結一心，朝著(zhu)一個方向(xiang)共同(tong)努力。
◆ 鞏(gong)固(gu)主(zhu)管地位
經理或主管為(wei)了(le)體現自身的(de)存在(zai)價值(zhi)，更為(wei)了(le)鞏固(gu)自己的(de)地(di)位(wei)，經常會(hui)召開(kai)一些上下協調(diao)會(hui)議，以此來強化自己的(de)地(di)位(wei)。
會議的種類
會(hui)(hui)(hui)議可以按照人(ren)數(shu)、開會(hui)(hui)(hui)方式和開會(hui)(hui)(hui)目的(de)進行分類，每一(yi)種分類都從(cong)一(yi)個方面反(fan)映了(le)會(hui)(hui)(hui)議的(de)作用，每一(yi)種分類都與人(ren)們的(de)實際(ji)需(xu)要、社會(hui)(hui)(hui)的(de)不(bu)斷(duan)發(fa)展密切相關。
按(an)人數(shu)分(fen)類(lei)按(an)開會方式分(fen)類(lei)按(an)開會目的(de)分(fen)類(lei)
● 團體會(hui)(hui)(hui)議● 一對一會(hui)(hui)(hui)議 ● 面對面會(hui)(hui)(hui)議● 電話會(hui)(hui)(hui)議● 視頻會(hui)(hui)(hui)議● 宣布人(ren)事安排、講解政策的會(hui)(hui)(hui)議● 當眾表(biao)揚或批評(ping)別人(ren)的會(hui)(hui)(hui)議● 臨時處理突發事件的會(hui)(hui)(hui)議● 固定的團隊會(hui)(hui)(hui)議● 集思廣益的會(hui)(hui)(hui)議
會議的頻率
每(mei)種(zhong)會議都有(you)其合(he)理的發生頻率(lv)，只有(you)掌握了合(he)理的會議發生頻率(lv)，才能更高效地利用(yong)各種(zhong)會議解(jie)決問題(ti)、達到目的。
1.固(gu)定的部門會(hui)議
2.全體(ti)會議
3.處理突(tu)發事(shi)件(jian)的會議
4.一(yi)對一(yi)會議(yi)
會議成本的計(ji)算
會(hui)議(yi)成(cheng)本(ben)(ben)分(fen)為時間成(cheng)本(ben)(ben)、直接會(hui)議(yi)成(cheng)本(ben)(ben)和(he)效率損(sun)失成(cheng)本(ben)(ben)3種。會(hui)議(yi)成(cheng)本(ben)(ben)是(shi)非常可(ke)觀的(de)一(yi)(yi)筆數目，它關系到一(yi)(yi)家公司的(de)得失成(cheng)敗，因(yin)此萬萬不可(ke)等閑視(shi)之。
1.會議的時間(jian)成本
2.直接的會議成本
3.效率(lv)損失成(cheng)本
開會時，主管人員必須離(li)開自己的(de)工作(zuo)崗(gang)位，這有可能(neng)造(zao)成(cheng)公司整體管理效率(lv)的(de)下降。由于管理效率(lv)下降而(er)造(zao)成(cheng)的(de)損(sun)失，就(jiu)是(shi)效率(lv)損(sun)失成(cheng)本(ben)。效率(lv)損(sun)失成(cheng)本(ben)包括以下3種情況(kuang)：
【自檢(jian)】
請將下(xia)列(lie)相(xiang)關選(xuan)項用(yong)橫線連接起(qi)來。
A、固定(ding)的部門會議(yi)①至少(shao)每兩月一次
B、一對一會(hui)議②隨(sui)時
C、處(chu)理突發事件的會議③按需要
D、全體會議(yi)④至少每(mei)月一次(ci)
◆見參考答案(an)1-1
【本講總結】
從某種角度而言，世界是(shi)一個時時處處充滿會(hui)議的(de)世界。高效的(de)會(hui)議能幫助我(wo)們迅(xun)速(su)解決實踐中遇到(dao)的(de)問題，然而低效率(lv)的(de)會(hui)議卻往往占據(ju)上(shang)風，造(zao)成(cheng)時間成(cheng)本(ben)、直接成(cheng)本(ben)及效率(lv)成(cheng)本(ben)的(de)損失(shi)。
因(yin)此，每(mei)個人應從(cong)基礎做(zuo)起，深刻理(li)解會(hui)議(yi)(yi)的意義、目的、分類、合理(li)的發生(sheng)頻率(lv)以及如何(he)計算會(hui)議(yi)(yi)的成本，只有先掌握了這些基礎知識，才可能(neng)使每(mei)一次會(hui)議(yi)(yi)都“行之有效(xiao)”。
【心得體會】
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第二講(jiang)會議效率不高的原因(yin)及解決方案
【本講重點】
會(hui)議效率(lv)不高(gao)的原因及(ji)預防性管理
高效會議的八大特(te)征
會議規范(fan)
會議(yi)效率(lv)不高(gao)的(de)原因及(ji)預(yu)防性管理
1．會議的通病效率(lv)不高(gao)
小王是一家公司的(de)(de)職員，他(ta)對公司會(hui)(hui)議有自己的(de)(de)一些想(xiang)法(fa)，他(ta)的(de)(de)想(xiang)法(fa)反映了許多(duo)公司會(hui)(hui)議的(de)(de)某些現狀，值得(de)我們思考。
很多公(gong)司往往由于以下(xia)原(yuan)因，開會(hui)效(xiao)率低下(xia)：
◆公司的(de)(de)主管(guan)都不(bu)知道何時(shi)是開(kai)會(hui)的(de)(de)最(zui)好時(shi)機。許多(duo)重要(yao)的(de)(de)會(hui)都安(an)排在周(zhou)五下午開(kai)，或非要(yao)安(an)排在事務繁忙(mang)的(de)(de)周(zhou)一開(kai)。
◆許多主管(guan)對于何時開會幾乎都不(bu)征詢員(yuan)工的意見。這使得員(yuan)工疲于奔命，甚至得延后或放棄參加其(qi)他會議。
◆有(you)些(xie)“必須(xu)到會”的員工，因(yin)為已經(jing)與(yu)重要客戶或(huo)政府官員有(you)約在先，根(gen)本(ben)不(bu)能出(chu)席，這使(shi)得(de)會議討論很難進行。而(er)到場的人往往并非(fei)與(yu)議題(ti)關系最密(mi)切(qie)的人，所以準備不(bu)充分或(huo)者根(gen)本(ben)來(lai)不(bu)及(ji)準備。
時下(xia)(xia)有一句很流行的(de)話(hua)(hua)“最近比(bi)較(jiao)煩(fan)(fan)”，對太(tai)多像小(xiao)王一樣的(de)職場(chang)人士來(lai)說，這(zhe)句話(hua)(hua)可以改為“開(kai)會(hui)比(bi)較(jiao)煩(fan)(fan)”。開(kai)會(hui)之所以煩(fan)(fan)，用小(xiao)王的(de)話(hua)(hua)來(lai)說，就是“會(hui)議常在毫(hao)無章法的(de)狀(zhuang)況下(xia)(xia)進行，甚至毫(hao)無意義地延長時間，即使有決議，質量也很低”，簡而言之，會(hui)議效率不高(gao)。因(yin)此，尋找(zhao)致使會(hui)議效率不高(gao)的(de)原因(yin)就顯得格外重要。
2．會議效率(lv)不高的原(yuan)因
會議(yi)效(xiao)率不高(gao)通常由以下7種原(yuan)因(yin)造(zao)成。在這7種原(yuan)因(yin)中，有3種原(yuan)因(yin)是會議(yi)的(de)“致命傷”，需要(yao)格(ge)外(wai)警惕。這3種原(yuan)因(yin)是：主持人的(de)技能、會議(yi)的(de)地點以及會議(yi)的(de)準(zhun)備工作。
表(biao)2-1會(hui)議效(xiao)率不高的原因及具體表(biao)現
項 次(ci)原因具體表(biao)現
（1）時間會議安排在即將午餐(can)的時間，每(mei)個人都(dou)饑腸轆(lu)轆(lu)，無心(xin)開會。
（2）地點(dian)會議(yi)地點(dian)設在經理(li)辦公(gong)室，致使會議(yi)被頻繁打斷，無法(fa)正常進行。
（3）開會對(dui)象(xiang)的(de)選擇必須出(chu)席會議的(de)人(ren)未到，通知來(lai)的(de)是一些可(ke)有可(ke)無的(de)參加者。
（4）主持(chi)人的(de)技能(neng)會議主持(chi)人缺(que)乏影響力(li)、說服力(li)，被參會者牽(qian)著鼻子跑，無法達(da)到會議意圖(tu)。
（5）參會(hui)者(zhe)的(de)技(ji)能參會(hui)者(zhe)發言混亂(luan)，既不(bu)知(zhi)如何表意，又不(bu)知(zhi)如何引退，致使會(hui)議失敗。
（6）會議的準備工(gong)作開會前沒(mei)有(you)通知(zhi)與會者相關事宜(yi)，致(zhi)使會議拖沓而(er)無成效。
（7）開(kai)會(hui)的原(yuan)因(yin)、目的和結(jie)果開(kai)會(hui)的原(yuan)因(yin)、目的和結(jie)果在會(hui)議進行中忽然發現皆(jie)不(bu)明確(que)，致使會(hui)議毫(hao)無意義、宣告失敗。
高效(xiao)會議(yi)的八大特(te)征
與低效(xiao)率會(hui)議(yi)相對的(de)就是高(gao)(gao)效(xiao)會(hui)議(yi)，高(gao)(gao)效(xiao)會(hui)議(yi)充分(fen)克(ke)服(fu)了致使(shi)會(hui)議(yi)效(xiao)率不高(gao)(gao)的(de)種種不利因(yin)素。高(gao)(gao)效(xiao)會(hui)議(yi)具(ju)有8大特征。
建議(yi)(yi)在正式(shi)召(zhao)開(kai)會(hui)(hui)議(yi)(yi)之前，將(jiang)高(gao)效會(hui)(hui)議(yi)(yi)的8大特征一一列出，并隨時(shi)檢驗，充分做好預(yu)防性管(guan)理，使(shi)即將(jiang)召(zhao)開(kai)的會(hui)(hui)議(yi)(yi)能夠(gou)成(cheng)為真正意(yi)義上的高(gao)效會(hui)(hui)議(yi)(yi)。
會議(yi)規范(fan)
會議(yi)規(gui)(gui)(gui)范包含3個部分：會議(yi)時間安排的規(gui)(gui)(gui)范、固(gu)定的會議(yi)流(liu)程規(gui)(gui)(gui)范以及會議(yi)規(gui)(gui)(gui)范本身。
1．會議時(shi)間安排的規范
◆上(shang)午8-9點之(zhi)間(jian)，正是(shi)(shi)員工(gong)(gong)從(cong)(cong)家(jia)到公司，準備開始(shi)一天工(gong)(gong)作的時候。這個(ge)時候的員工(gong)(gong)，心緒(xu)尚且(qie)混亂，還(huan)需一段時間(jian)才能進入(ru)工(gong)(gong)作狀態。因此，試圖在這一時間(jian)段舉行(xing)會議、試圖讓員工(gong)(gong)回應會議提議或進行(xing)業務(wu)分(fen)析，從(cong)(cong)人的生理和(he)心理角度來看，是(shi)(shi)不現實的。
◆上午9-10點之間，員(yuan)工已經開始進(jin)入工作(zuo)狀態(tai)。在(zai)這(zhe)個(ge)時間段最適合進(jin)行一(yi)對一(yi)的會(hui)談，同樣也是進(jin)行業務會(hui)談的*時機。
◆上午(wu)10-12點或下午(wu)1-3點之(zhi)間，最適合調動員工集思廣益。大家利用頭腦風暴，不斷想出新點子、新方(fang)法(fa)。
◆下午(wu)3-5點之間(jian)，最好(hao)不要安排(pai)會議(yi)(yi)。這(zhe)(zhe)個時(shi)段的員工開始進(jin)入一天當(dang)中(zhong)的倦怠期，人人希(xi)望(wang)馬上回家，在這(zhe)(zhe)個時(shi)段舉行(xing)會議(yi)(yi)往往會事(shi)倍功半。
2．會(hui)議(yi)規范本身
會議規范(fan)是(shi)指(zhi)大家達成共識的會議守(shou)則。會議規范(fan)主要包括以下條款：
◆所有與會者將(jiang)每周(zhou)工作安排(pai)時間表交給會議安排(pai)人(ren)，以找(zhao)出最適宜所有參會的(de)開會時間。
◆超(chao)過1小(xiao)時的會議(yi)應(ying)有(you)書面通知、議(yi)程表及相關資(zi)料。
◆所(suo)有與(yu)會者(zhe)都要準備在會上發言。
◆準時開始(shi)，準時結束。
◆各(ge)業務單位負責人對決議(yi)能否達(da)成負直接(jie)責任。
◆所(suo)有與會(hui)(hui)者應知道維護別(bie)人的尊(zun)嚴(yan)，不(bu)在會(hui)(hui)中(zhong)羞辱(ru)別(bie)人，這條規(gui)則最重要，需特別(bie)注意(yi)。
◆意(yi)見
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