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中國企業培訓講師

怎樣開高效的會議?

2014-03-27 02:32:07
 
講師:羅森暉 瀏覽次數:2381
 一般企業在創業階段總是有馬拉松會議,天天開也開不完。不少提出疑惑,我們手頭有那么多事要做,開會浪費我們時間,其實有很多會議是低效率的甚至沒效率,只是浪費了我們寶貴的時間。當然,也有積極的會議,不得不承認,有些會議對公司發展是非常關鍵的,尤其是在公司重要關頭的會議。如何開一個高效的會議?必須要弄清楚,有成效的會議不單是為了開會而開會,而是為了解決實際問題。開一個富有成效的會議,要注意很多不能忽略的學問。我總結出一些小竅門,您只要運用得當,保證可以讓您和您的同事在會議上付出的寶貴時間得到最大的回報。

會(hui)議(yi)(yi),會(hui)議(yi)(yi),會(hui)議(yi)(yi)。整(zheng)天(tian)都(dou)是會(hui)議(yi)(yi),煩(fan)死了。幾(ji)乎每(mei)一個在創業(ye)公司里呆過(guo)的員(yuan)工都(dou)有類似(si)的感(gan)覺(jue)。是的,

大多數時候,創業公(gong)司的生活(huo)就象一場沒有止盡的馬拉松會議。也許(xu),許(xu)多人對此大解不惑(huo),員(yuan)工手頭有那么多
的事情要做,他們(men)卻(que)要整天束縛在(zai)一(yi)些甬長的會(hui)議上(shang),他們(men)何時(shi)才能完成手頭的實際工作呢?實際上(shang),在(zai)創(chuang)業公(gong)
司(si)里,許多會議是低(di)效率(lv)的,它們(men)浪費了(le)我(wo)們(men)寶貴的時間。但(dan)是,我(wo)們(men)又不(bu)得不(bu)承認,有些會議對推動公司(si)不(bu)斷
地(di)向前發展確(que)實是非常關(guan)鍵的(de),特別是在(zai)公司處于發展時期(qi)的(de)重要(yao)關(guan)頭。我們面臨的(de)問題在(zai)于,我們如何才能開
一個高效的會議(yi),而且我們要保(bao)證所開的這些會議(yi)有成效。

我們必須要(yao)明白,富有成效的(de)會議不僅僅是為了開會,而是為了解決實(shi)際問題(ti)。其(qi)實(shi),只要(yao)我們仔(zi)細(xi)想一
想,就會(hui)發現開一個富有(you)成效的會(hui)議有(you)很多常(chang)人忽(hu)略(lve)的學問。以下是(shi)一些簡(jian)單(dan)的小竅門,您只要(yao)運用得當,可以
保證(zheng)您和(he)您的(de)同事在會議上付出的(de)寶貴時間得到最(zui)大的(de)回報。

第一(yi),務必清楚地(di)說出您為什(shen)么開這個會議。
請(qing)把會議(yi)的(de)目的(de)、您希望會議(yi)所能達到的(de)效果和參加(jia)會議(yi)人員(yuan)需(xu)要帶的(de)資料輸入會議(yi)通知表,然(ran)后把通知表
分發給參加會(hui)議的每一個人(ren)。微軟的OUTLOOK,和其他軟件公司的工作計劃工具都有會(hui)議通(tong)知的功能區(qu)。
弄清(qing)開(kai)會的確切目(mu)的,可以幫助您(nin)(nin)決定是(shi)否真的需(xu)要開(kai)一個(ge)會議,而且還(huan)可以讓您(nin)(nin)的團隊知(zhi)道這次會議能(neng)給
他(ta)們(men)帶來什么。所以(yi),無論您什么時候開會(hui),請務必突出會(hui)議(yi)日程的(de)安(an)排和會(hui)議(yi)的(de)目(mu)的(de)。通常(chang),我們(men)在會(hui)議(yi)室里(li)
開(kai)市場營銷(xiao)會(hui)議(yi)時,會(hui)議(yi)的組(zu)織者常(chang)會(hui)提前告訴我們開(kai)會(hui)需要取得何種效果(guo),能(neng)夠解(jie)決什么(me)問題,而且常(chang)常(chang)會(hui)提
醒我們檢查(cha)會議(yi)的日程。

第二,準時出席(xi)會議。
在(zai)那些初創業的(de)公司里,這一點需要反(fan)復強調(diao)。如果您(nin)接受了(le)參加一個會議的(de)邀請(qing)函(han),但是(shi)您(nin)不能準時出
席,那么請您(nin)提前告訴會(hui)議的組織者。

第三,準時開會(hui)。
請于會議(yi)預(yu)定(ding)開始的時間宣(xuan)布(bu)開會。千萬不要等(deng)候那(nei)些遲到者,除非(fei)您有(you)非(fei)常(chang)重要的消息要向他們宣(xuan)布(bu)。不
要為(wei)了那些開(kai)會拖拉者而再次重復會議(yi)的(de)內容。這只會讓他們(men)覺得他們(men)的(de)不禮(li)貌行為(wei)是有理(li)的(de)。另外一個值得會
議組織者(zhe)注意的(de)是,喝咖啡(fei)飲(yin)料和吃點心的(de)休息時(shi)間往(wang)往(wang)是阻礙會(hui)議準時(shi)開始的(de)一個(ge)重要因素(su)。如果出(chu)席會(hui)議的(de)
成員一(yi)定要(yao)帶(dai)(dai)一(yi)些吃(chi)的、喝的東西來(lai)開(kai)會,那么,您(nin)應提醒他(ta)們在(zai)會議(yi)開(kai)始前就(jiu)把小吃(chi)和(he)飲料帶(dai)(dai)來(lai),而不是在(zai)會
議開(kai)始時才去拿(na)。讓一切(qie)事情(qing)按(an)部就(jiu)(jiu)班的最好方法就(jiu)(jiu)是在開(kai)會(hui)當中,由會(hui)議組織者出款招(zhao)待與會(hui)者,這樣大家就(jiu)(jiu)
不(bu)會離座位去吃東西,影響會議的連續(xu)性和效果(guo)。

第四,制訂一(yi)份周到(dao)的會(hui)議(yi)日程(cheng)表(biao),并且遵(zun)循它(ta)。這將讓(rang)您(nin)很(hen)快地達到(dao)會(hui)議(yi)的目的,而且將助您(nin)獲得預期的
效(xiao)果(guo)。開會(hui)當中,您可以不(bu)時(shi)(shi)抽(chou)出一些時(shi)(shi)間來檢查日程表上的(de)(de)每一項,努力(li)在(zai)事先(xian)規定的(de)(de)時(shi)(shi)間內把會(hui)議討論推向
高潮,并及(ji)時結束會(hui)議。如果您覺(jue)得還(huan)有(you)一(yi)(yi)些問題不(bu)得不(bu)需要延(yan)長(chang)討論時,那么請設定(ding)一(yi)(yi)個(ge)討論的時間(jian)限(xian)制,盡(jin)
量使(shi)討論(lun)的內(nei)容(rong)緊(jin)扣中(zhong)心議題。
有時,與會(hui)者自己有個人(ren)的(de)工作日程表,那么您最好(hao)在合(he)適的(de)時間(jian),逐一問一問他(ta)們,這(zhe)樣(yang),您可以更加合(he)
理地安排您的(de)開會(hui)時間。如(ru)果(guo)會(hui)議(yi)進行當中(zhong)出(chu)現一個(ge)新的(de)問題,請立(li)即把它加入“有(you)待解決的(de)事情”列表中(zhong),等(deng)
會(hui)議結束后(hou)再選一個合適的時間和地點,請與會(hui)有關成(cheng)員對它(ta)進行討論。

第五,提(ti)前(qian)發(fa)放會(hui)(hui)(hui)議材料。務(wu)必(bi)保證所(suo)有的文件或材料在(zai)會(hui)(hui)(hui)議開(kai)始前(qian)提(ti)前(qian)送到與(yu)會(hui)(hui)(hui)者手里。他們可以(yi)有足夠
的時間思考和消化這些材(cai)料(liao)。千萬不要人為地生造(zao)一個類似圖(tu)書(shu)館(guan)的氛圍環境(歐美(mei)人士(shi)稱之為“圖(tu)書(shu)館(guan)效
果”),因為在(zai)這(zhe)種氛圍(wei)下,每(mei)個人都象第(di)一次到圖書館(guan)借書的讀者(zhe)一樣,不知道會(hui)議(yi)的主題,他們在(zai)會(hui)上第(di)一
次拿(na)到開會(hui)的材料,然后才(cai)開始閱(yue)讀,結(jie)果,浪費了(le)許多寶貴(gui)的開會(hui)時間。

第六,準時(shi)結(jie)束會議(yi)。如果您需要(yao)延長會議(yi),請(qing)另外(wai)安排當(dang)天(tian)或當(dang)周的其他時(shi)間(jian),與會者則(ze)無須重新安排他
們正進行的計(ji)劃。如果(guo)您(nin)以這種方式去做,您(nin)下次開會(hui)時,既不會(hui)忘了日程也(ye)不會(hui)遲到。

第七,不(bu)要接受雙重的會(hui)議邀請。如果您不(bu)能(neng)出席會(hui)議,請說“不(bu)”,并且告訴會(hui)議組織(zhi)者不(bu)能(neng)出席的原
因。(別忘了,在微(wei)軟的OUTLOOK上有回復功能。)如果(guo)會(hui)議一定要您參加,那么,請您叫會(hui)議組織(zhi)者重(zhong)新安排
會(hui)議(yi)日期。而(er)且(qie),請在兩次(ci)會(hui)議(yi)之間為(wei)自己留出一些時(shi)間,因為(wei)當會(hui)議(yi)一個一個接(jie)踵而(er)來時(shi),您(nin)會(hui)發覺在開完第(di)
一個(ge)會議后再準時(shi)出席第二個(ge)會議是非常(chang)困難(nan)的(de)。
 
第八,選擇一個(ge)舒適的(de)開會(hui)地點,提前預定好一個(ge)適合開會(hui)的(de)房間。也(ye)許您曾經見(jian)過那些“會(hui)議游牧(mu)族”,
他們像吉普賽人(ren)一(yi)(yi)樣從一(yi)(yi)個地(di)方(fang)(fang)飛到(dao)另一(yi)(yi)個地(di)方(fang)(fang),急匆匆地(di)尋找開會的地(di)方(fang)(fang),非常(chang)狼(lang)狽。所以(yi),您提前(qian)做(zuo)一(yi)(yi)個訂
房計劃,那么,您和您的(de)同事將會有一個高效率的(de)富有成果的(de)會議。

最后,開會當中,請全體與會成員關掉手機, 避免受外界的影響。


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